Assistenz (m/w/d) innerhalb der Büros der Institutsleitung

Location

Wuppertal | Germany

Job description

Stellenausschreibung Assistenz (w/m/d) innerhalb der Büros der Institutsleitung in Teil- oder Vollzeit Das Wuppertal Institut ist ein umsetzungsorientiertes Forschungsinstitut für Nachhaltigkeits- und Transformationsforschung. Kernauftrag des 1991 gegründeten Wuppertal Instituts ist es, auf der Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse einen Beitrag dafür zu leisten, die globalen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf Transformationspfaden in eine klimagerechte und ressourcenschonende Zukunft. Unsere ca. 300 Mitarbeitenden haben es sich zur Aufgabe gemacht, den Klimaschutz voranzutreiben und das Zukunftswissen von morgen zu gestalten. Ihre Aufgaben Sie werden Teil des Assistenzteams und unterstützen die Institutsleitung sowie den Stab Strategieentwicklung und Forschungskoordination in vielfältigen administrativen und organisatorischen Belangen. In Abhängigkeit Ihrer Vorkenntnisse werden Sie nach einem intensiven Onboarding folgende Aufgaben übernehmen: administrative Unterstützung des Büros des wissenschaftlichen Geschäftsführers sowie vertretungsweise im Büro des kaufmännischen Geschäftsführers (u. a. Terminkoordination, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Dienstreisemanagement sowie Urlaubsvertretung) Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden des Stabs Strategieentwicklung und Forschungskoordination bspw. beim organisatorischen On-/Offboarding von Mitarbeiter*innen (Equipment, Arbeitsplatz etc.), der Beantragung von Dienstreisen sowie bei vergaberechtlichen Vorgängen und der digitalen wie auch physischen Datenablage Mithilfe bei der Organisation von Meetings, Veranstaltungen, Workshops und Gremiensitzungen sowie entsprechende Nachbereitung (Follow-Up und Dokumentation) administrative Betreuung der Lehrverpflichtungen des Wuppertal Instituts im Rahmen des Masterstudienganges Sustainability Management an der Bergischen Universität Wuppertal (Vorbereitung der Räumlichkeiten im Wuppertal Institut für die Lehrveranstaltungen, Terminkoordination und Korrespondenz mit der Universität) Schnittstelle zu weiteren internen Institutsabteilungen (Personal, Buchhaltung etc.) und dem Bereich Information & Kommunikation Ihr Profil eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation idealerweise Berufserfahrung im Sekretariats- bzw. Assistenz-Bereich ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten professioneller Umgang mit dem MS Office-Paket (Word, Excel, PowerPoint) sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Wir bieten eine abwechslungsreiche Aufgabe in Teil- oder Vollzeit (bitte gewünschten Stundenumfang bei der Bewerbung angeben) eine tarifliche Vergütung nach TV-L und eine betriebliche Altersvorsorge (VBLU) flexible Arbeitsbedingungen (inkl. der Möglichkeit zur mobilen Arbeit), Angebote zur Work-Life- Balance sowie Weiterbildungsmöglichkeiten ein Forschungsinstitut als Arbeitgeber, welches Diversität lebt und jeden Menschen, unabhängig von Nationalität, Behinderung, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Familienaufgaben, geschlechtlicher Identität sowie sexueller Orientierung, schätzt ein wertegeführtes Institut mit Duz-Kultur, Begegnung auf Augenhöhe und einer familiären Arbeitsatmosphäre zahlreiche Freizeitaktivitäten wie Chor, Fußball, Yoga und Bouldern Jetzt bewerben Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (in einer PDF-Datei) bis zum 31.03.2024 mit Angabe der Referenznummer 165-24-wGF per E-Mail an [email protected] . Weitere Informationen finden Sie unter . Innerhalb der Abteilung Energie-, Verkehrs- und Klimapolitik werden Sie von der Planung bis hin zum Monitoring in alle Phasen der Forschungsprojekte eingebunden und übernehmen nach einer intensiven Einarbeitung schwerpunktmäßig folgende Aufgaben: Controlling der Abteilungsfinanzen und Auslastungsplanung mittels institutseigener Steuerungssysteme Ansprechpartner*in für das Team Finanzen & Controlling des Instituts (Schnittstelle) Unterstützung der Projektleitungen bei Projektakquisitionen als Projektmanagement-Office Vorbereitung von Referenzlisten Koordination und Überwachung von Terminen Projektkalkulationen und Vertragsabwicklung in Abstimmung mit dem Team Drittmittelmanagement Unterstützung der Projektleitungen bei der Personalplanung mithilfe der Projektmanagement-Software Verantwortung für abteilungsinterne Akquisitions- und Projektdokumentationen Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelor-Abschluss mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt/ Schwerpunkt Controlling (oder eine vergleichbare Qualifikation) Einschlägige Berufserfahrung im Projektmanagement und -controlling Professioneller Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

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