Assistenz Service Leitung

Location

Weinheim | Germany

Job description

Womit wir Sie begeistern möchten

• Innovation. Pragmatismus. Persönlichkeit.
• Menschen die mehr sind als nur Kollegen
• gegenseitiges Feedback
• Trainings zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• modernste Kommunikations- und Arbeitsmittel
• Hochwertige Ausstattung der Räumlichkeiten (z. B.: höhenverstellbare Schreibtische, Klimatisierung, etc.)
• moderner und ökologischer Fuhrpark
• attraktives und marktgerechtes Festgehalt mit Bonuszahlungen
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Jobrad
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Studio
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung
• Zuschuss zum Mittagessen
• regelmäßige Mitarbeiter-Incentives

Diese Aufgaben erwarten Sie

Sie unterstützen die Leitung Service in allen Aufgaben, arbeiten pro aktiv und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse und Arbeitsabläufe. Sie arbeiten nach einer ausführlichen Einweisung eigenständig und im Team mit weiteren Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen. Ihr Arbeitswelt ist modern, digital und wird durch definierte Workflows strukturiert. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört u.a.

• Postbearbeitung
  • Bearbeitung der tägliche Post und über Dokumentenscanner an die relevanten Ansprechpartner zuweisen
  • Fax und E-Mail-Postfach täglich prüfen und eingegangenen Faxe bzw. E-Mails an die relevanten Ansprechpartner weiterleiten
• Terminabstimmung/–koordination 
  • Erstellung von Termininformationen sowie Abstimmung von Wartungs-, Störungs-, Projektausführungsterminen im gesamten Kundensegment 
• Stammdaten
  • Korrekte Erfassung und Pflege der Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Standorte, …)
• Angebotserstellung 
  • Versand der erstellten Angebote und derer Nachverfolgung 
• Service – Erfassung & Handling 
  • Korrekte Erfassung der Stammdaten (Kunden, Standorte, zugehörige Verträge und Anlagen) und kontinuierliche Datenpflege (z. B. bei Austausch von Geräten/Anlagen) 
  • Erstellung von Serviceverträgen inkl. Pflege der entsprechenden Daten (Prüfung der Stammdaten, Pflege der Vertragsbedingungen und Anlagennummer/n), und Archivierung (digital/physisch) der erstellten Unterlagen sowie Versand an den jeweiligen Kunden  
  • Bearbeitung von Servicevertrags-Rückläufern (durch Kunden unterzeichnete Verträge) 
  • Systemseitige Verknüpfung der verbauten Anlagen mit der entsprechenden Bedienungsanleitung und den zugehörigen Datenblättern sowie Druck der jeweiligen Anlagen-Bedienungsanleitung 
  • Versand der Serviceverträge an die Kunden 
  • Erstellen von Projektmappen (inkl. Typenschilder, Bedienungsanleitung, Massenliste etc.) 
  • Erstellung von Auftragsbestätigungen für Servicekunden 
• Wartungs- und Störungsdisposition 
  • Fristgerechte Planung von Wartungs- und Störungsaufträgen 
  • Systemseitige Pflege der abgeschlossenen Wartungs- und Störungsaufträge, ggfs. Nachpflege 
  • Freigabe der jeweilig abgeschlossenen Aufträge zur Faktura 
• Subunternehmen – Beauftragung & Handling
  • Systemseitige Erfassung und Erstellung von Bestellungen hinsichtlich Beauftragung von Subunternehmen inkl. Versand an die jeweiligen Auftragnehmer 
  • Pflege/Erfassung von Wartungsprotokollen und Leistungsnachweisen in den jeweiligen Aufträgen inkl. Archivierung und Ablage der Protokolle in der Archivbox 
  • Statuspflege bei Wartungs- & Störungsaufträgen 
• Sonstige Aufgaben
  • Annahme und Verteilung eingehender Anrufe über die Telefonzentrale
  • Annahme Paketservice und Lieferanten
  • Begrüßung und Versorgung Besucher

Womit Sie uns begeistern können

Sie

• haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekauffrau/-mann) mit umfangreicher Berufserfahrung (mind. 3-5 Jahre) im oben genannten Aufgabengebiet 
• haben eine technische Affinität und Know-how in der Abwicklung von Projekten
• haben umfangreiche Erfahrung im Bereich der Projektassistenz in kleinen und mittelständischen Unternehmen
• gestalten Ihr Arbeitsumfeld aktiv mit und bringen hierfür Ihre Ideen und Vorschläge zur Verbesserung ein 
• haben Kenntnisse in der Anwendung der gängigen MS Office Produkte (Word, Excel, Outlook) 
• gewinnen durch Kompetenz und Kundenorientierung das Vertrauen und den Respekt der Kunden (Kunden, Mitarbeiter, Kollegen)
• können Sachverhalte einfach und verständlich erklären und geben Ihr Wissen adressatengerecht weiter
• beraten bedarfsorientiert und sind dabei authentisch, nutzen Ihre Erfahrung um Serviceleistungen am Kunden zu verbessern
• sind auch unter Belastung zuverlässig, verbindlich und freundlich, stehen zu Ihrem Wort und handeln stets im Sinne des Unternehmens 
• übernehmen Verantwortung für übertragene Aufgaben, treffen eigene Entscheidungen im Rahmen Ihrer Vollmachten
• sind offen für Veränderungen, stellen sich auf neue Situationen schnell ein und verfolgen auch neue Aufgaben mit Energie, Elan und stets zielorientiert 
• gehen strukturiert und methodisch vor, behalten auch bei steigender Komplexität den Überblick
• erkennen das Wesentliche sowie Zusammenhänge schnell und erarbeiten entsprechende Ergebnisse
• können mit Stress umgehen, sind belastbar und arbeiten auch in schwierigen Situationen ruhig und zuverlässig

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Salary