Universität Stuttgart
Location
Stuttgart | Germany
Job description
Assistenz in der Geschäftsstelle der Fakultät (w/m/d) UNIVERSITÄT STUTTGART, FAKULTÄT MATHEMATIK UND PHYSIK | ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT | UNBEFRISTET | VOLLZEIT - AUCH TEILBAR Die Fakultät gehört mit über 40 Professuren zu den größten an der Universität Stuttgart und bietet 10 Studiengänge sowie Promotionsmöglichkeiten in den Fächern Physik und Mathematik an. Als Grundlagenfächer sind die Mathematik und die Physik innerhalb der Universität in Forschung und Lehre stark verzahnt. Die Mitglieder der Fakultät sind in zahlreichen Forschungsvorhaben weltweit engagiert und tragen zur wissenschaftlichen Sichtbarkeit der Universität Stuttgart bei. Möchten Sie Teil dieser Fakultät werden und in der Geschäftsstelle unmittelbar die Forschung und Lehre unterstützen und aktuelle hochschulpolitische Themen bearbeiten? Wir bieten Ihnen eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem kleinen Team. Ihre Aufgaben Die Assistenz unterstützt und berät die zwei Professor*innen in den Ämtern der Dekanin / des Dekans und der Prodekanin / des Prodekans Physik. Dazu gehört die Gremienbetreuung mit der Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Kommunikation der Beschlüsse. Als erste Anlaufstelle an der Fakultät übernimmt die Assistenz eine effektive und professionelle Kommunikation sowohl nach innen als auch nach außen. Zu den Kernaufgaben gehören außerdem die administrative Betreuung der Promotionsverfahren am Fachbereich Physik, Habilitationsverfahren und Berufungsverfahren. Der Aufgabenbereich umfasst ferner die Planung und eigenständige Realisierung der in der Geschäftsstelle anfallenden Verwaltungsaufgaben. Die selbstständige Aufgabenerledigung eröffnet vielfältige Möglichkeiten eigene Ideen einzubringen und bietet eine gewisse Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes (Büro / Homeoffice). Um die Position gut ausfüllen zu können, benötigen Sie eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung, Teamfähigkeit und eine eigenständige, zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, ausgezeichnete kommunikative Kompetenz und diplomatisches Geschick, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, wünschenswert ist eine weitere Sprache, Bereitschaft zur Einarbeitung in IT-gestützte Verwaltung, da zurzeit viele Verwaltungsprozesse digitalisiert werden, Kenntnisse über universitätstypische Abläufe und Themen sind von Vorteil. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen werden bis zum 12.03.2024 möglichst in einer PDF-Datei an Dr. Kathrin Gallmeister per E-Mail an [email protected] erbeten. Bitte seien Sie sich bei der Übersendung Ihrer Bewerbung per unverschlüsselter E-Mail der Risiken der Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Bewerbungsinhalte bewusst. Alternativ werden auch Bewerbungen in Papierform an Universität Stuttgart, Fakultät Mathematik und Physik, Pfaffenwaldring 57, 70569 Stuttgart akzeptiert. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Stuttgart und die Stelle kann bis E 9 TV-L vergütet werden. Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Art. 13 DS-GVO finden Sie unter: Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung. Die Assistenz unterstützt und berät die zwei Professor*innen in den Ämtern der Dekanin / des Dekans und der Prodekanin / des Prodekans Physik. Dazu gehört die Gremienbetreuung mit der Vor- und Nachbereitung, Protokollführung und Kommunikation der Beschlüsse. Als erste Anlaufstelle an der Fakultät übernimmt die Assistenz eine effektive und professionelle Kommunikation sowohl nach innen als auch nach außen. Zu den Kernaufgaben gehören außerdem die administrative Betreuung der Promotionsverfahren am Fachbereich Physik, Habilitationsverfahren und Berufungsverfahren. Der Aufgabenbereich umfasst ferner die Planung und eigenständige Realisierung der in der Geschäftsstelle anfallenden Verwaltungsaufgaben. Die selbstständige Aufgabenerledigung eröffnet vielfältige Möglichkeiten eigene Ideen einzubringen und bietet eine gewisse Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes (Büro / Homeoffice). Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung, Teamfähigkeit und eine eigenständige, zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Ausgezeichnete kommunikative Kompetenz und diplomatisches Geschick, Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, wünschenswert ist eine weitere Sprache, Bereitschaft zur Einarbeitung in IT-gestützte Verwaltung, da zurzeit viele Verwaltungsprozesse digitalisiert werden, Kenntnisse über universitätstypische Abläufe und Themen sind von Vorteil.
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Salary
