Assistenzkraft (50 %) im Referat LV-B 5 „Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit“ (w/m/d)

Location

Berlin | Germany

Job description

Die zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen gehörenden

Vertretung des Landes
Nordrhein-Westfalen beim Bund in Berlin

 sucht für die Referate LV-B 5 „Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit“ zum 1. April 2024 , befristet bis zum 31. Dezember 2024 ,

eine Assistenz (50 %) (w/m/d).

Was den Arbeitsplatz besonders macht

Die Landesvertretung beim Bund in Berlin gehört zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen. Über die Landesvertretung wirkt Nordrhein-Westfalen an der Gesetzgebung auf Bundesebene insbesondere im Bundesrat mit. Sie vertritt darüber hinaus Interessen des Landes gegenüber den Verfassungsorganen des Bundes (insbes. Deutscher Bundestag und Bundesregierung) sowie gegenüber den in der Bundeshauptstadt ansässigen Entscheidungsträgern und leistet damit wesentliche Beiträge zur Außendarstellung des Landes und der Regierungskommunikation.

Um welche Aufgaben geht es konkret?

Das Referat LV-B 5 verantwortet die Planung und Durchführung des Veranstaltungsprogrammes der Landesvertretung. Dazu gehören Sitzungen, Konferenzen, politische Diskussionsformate bis hin zu Großveranstaltungen wie etwa der NRW-Empfang zur Berlinale und das NRW-Fest im Sommer. Darüber hinaus ist das Referat für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Landesvertretung zuständig. Das Referat verwaltet Kontaktdaten von Multiplikatoren und Zielgruppen, die regelmäßig über die Aktivitäten der Landesvertretung informiert oder zu Veranstaltungen eingeladen werden.

Die Schwerpunkte beider Aufgabengebiete umfassen insbesondere die:

Betreuung der Kontaktdatenbank, insbesondere durch: 

• Pflege und Aktualisierung bestehender Datensätze in die Datenbank (Cobra-Software),
• systematische Recherche neuer Datensätze und Eingabe in die Datenbank,
• strategische Weiterentwicklung, etwa durch systematische Pflege und Optimierung des Stichworteverzeichnisses,
• Erstellen von Einladungsverteilern, Anlegen von Events im Programm „Event-Manager“, Versand von Serienmails und Steuerung des Einladungsmanagements,
• Monitoring über System- und Projektdaten.

Koordinierung der Veranstaltungsanfragen von Kooperationspartnern, insbesondere durch:

• systematische Aufnahme von Anfragen, Abgleich mit dem bestehenden Terminplan, Erstellung von Entscheidungsgrundlagen,
• Koordinierung des Abstimmungsprozesses mit den beteiligten Arbeitseinheiten im Haus,
• Kommunikation mit den anfragenden Kooperationspartnern,
• Monitoring über den Termin- und Projektplan des Referates.

Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere durch:

• Erstellung von kurzen Texten für die Veröffentlichung im Internet und
• die Auswahl von Bildern.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

Was bringen Sie mit?

Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

• abgeschlossene bürobezogene oder kaufmännische Ausbildung bzw. Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte; Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/ Veranstaltungs-kaufmann oder vergleichbare Qualifikation, ersatzweise nachgewiesene mindestens zweijährige berufliche Erfahrungen in einer Büro- oder Vorzimmertätigkeit,
• auf praktischer Erfahrung beruhende ausgeprägte Kenntnisse im Umgang mit Kontaktdatenbanken,
• Erfahrung mit den gängigen Social-Media-Plattformen wie X (Twitter) oder Instagram
• vertiefte Kenntnisse von Standardsoftware wie Word, Excel, Outlook und Powerpoint,
• Kenntnisse bundespolitischer Zusammenhänge und Strukturen

Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen:

• gute Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
• ausgeprägte IT-Kompetenz sowie die Bereitschaft, sich in neue Anwendungen einzuarbeiten
• präzises, sorgfältiges Arbeiten
• gute Organisationsfähigkeit
• sicheres Auftreten im Kontakt mit deutschen Regierungsinstitutionen sowie mit ausländischen diplomatischen Vertretungen

Was wir bieten:

• einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in attraktiver Lage im Zentrum Berlins
• flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben – auch durch Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice
• tarifvertragliche Vergütung (TV-L), Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
• moderne technische Ausstattung
• gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

Hier noch einige rechtliche Rahmenbedingungen und Hinweise

• Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 8 TV-L .

Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren

Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, die Gleichstellung von Frau und Mann voranzubringen. Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und nicht schwerbehinderten Beschäftigten in besonderer Weise verpflichtet und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bei gleicher Eignung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen - und diesen gleichgestellte behinderte Menschen - vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigt.

Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte.

Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.

Wie können Sie sich bewerben?

Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes „ Assistenz LV-B 5 TZ “ vorzugsweise per Mail an:

[email protected]

bzw. an die

Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen
Referat I 2
„Personalangelegenheiten“
40190 Düsseldorf.

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:

1. ein Anschreiben,
2. ein aktueller Lebenslauf,
3. Abschlusszeugnisse, durch die das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird,
4. Arbeitszeugnisse
5. eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte (wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind oder waren),
6. ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX
7. Datenschutzerklärung (Vordruck als Anlage zur Ausschreibung abrufbar über karriere.nrw).

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Bei Bewerbungen per Mail geben Sie bitte das Stichwort „Assistenz LV-B 5 TZ“ sowie Ihren Vor- und Zunamen im Betreff an. Die Unterlagen sind in einem Dokument zusammenzufassen und ausschließlich im Pdf-Format zu übersenden.

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