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Location

Frankenthal | Germany

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Job description

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden konzernweit in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit über 2.500 Betten werden jährlich circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt.

Assistenz der Ärztlichen Direktorin (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt an der Klinik für Endokrinologie, Diabetologie, Stoffwechselkrankheiten und Klinische Chemie gesucht.

Als interdisziplinäre Klinik mit Forschungseinrichtung vernetzt die Klinik für Endokrinologie, Diabetologie, Stoffwechselkrankheiten und Klinische Chemie molekulare und zellbiologische Grundlagenforschung mit klinischen und versorgungsbezogenen Forschungsansätzen. Die Klinik ist durch ihre enge Verzahnung mit der Forschung sehr interdisziplinär sowie international ausgerichtet und hat internationale Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen*. Eine moderne flexible Ausrichtung ist daher Voraussetzung.

• Job-ID: V000012469
• Einsatzgebiet: Klinik für Endokrinologie, Diabetologie, Stoffwechselkrankheiten und Klinische Chemie
• Einsatzort: Heidelberg
• Startdatum: ab sofort
• Tätigkeitsbereich: Management / Administration
• Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
• Befristung: befristet (24 Monate, Entfristung / Weiterbeschäftigung wird angestrebt)
• Vertrag: TV-UK

Aufgaben:

• Eigenständige, proaktive und pragmatische Unterstützung der Direktorin und der Oberärzte im Tagesgeschäft
• Steuerung und Nachhalten von Terminen und Wiedervorlagen
• Reisemanagement und Erstellung der Reisekostenabrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Eigenständige Kommunikation zu internen und externen Stakeholdern
• Überwachung und Bearbeitung der elektronischen Kommunikationskanäle
• Organisation und Verwaltung des Ablagewesens
• Empfang und Bewirtung von internen / externen sowie nationalen / internationalen Gästen
• Gestaltung von Präsentationsunterlagen und Entscheidungsvorlagen
• Weitere Sekretariatsaufgaben im Rahmen des Office Management
• Schreiben, Korrigieren sowie Finalisieren von Arztbriefen nach elektronischem Diktat in deutscher und englischer Sprache

Qualifikationsprofil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Sekretariats- / Assistenzbereich wären wünschenswert
• Sehr versierte und eloquente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch (mündlich und schriftlich), Englisch wäre vorteilhaft
• Sicherer Umgang mit MS Office - insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook und Teams gewünscht
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und hohe Kunden- / Dienstleistungsorientierung
• Stilsicheres Auftreten sowie herausragende interpersonelle Fähigkeiten im Umgang mit allen Senioritätsleveln sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität
• Eigenverantwortliche, lösungsorientierte Arbeitsweise gepaart mit Kreativität und Hands-on-Mentalität
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern in einem dynamischen und komplexen Umfeld
• Offenheit für Veränderungen, hohe Teamfähigkeit und außerordentliches Engagement
• Erfahrung in universitären oder außeruniversitären Forschungseinrichtungen sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

Benefits:

• Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeiten mit modernsten Techniken / technischen Einrichtungen
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Regelmäßige Teammeetings
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit
• Jobticket / Deutschlandticket
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen und freundlichen Team
• Tarifvertragliche Vergütung, attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Urlaub
• Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.

Unabhängig von Alter, Geschlecht, romantischer Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.

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Job tags

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Salary