Sachbearbeiter*in für das Promotionsbüro (m/w/d)

Location

Freiburg im Breisgau | Germany

Job description

Wir bieten Ihnen:

• eine abwechslungseiche, vielseitige sowie anspruchs- und verantwortungsvolle Tätigkeit
• ein modernes, offenes und ansprechendes Arbeitsumfeld
• ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
• vielseitige berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten u.a. durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• gleitende Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Homeoffice
• vielfältige weitere Leistungen, wie z.B. ergänzende Altersvorsorge sowie JobTicket

Ein Einblick in Ihre zukünftigen Aufgaben:

• Beratung und Begleitung der Promotionsinteressierten, Promovierenden sowie Betreuer*innen und Prüfer*innen in allen administrativen Fragen des Promotionsverfahrens und Umsetzung der notwendigen Verwaltungsprozesse
• eigenverantwortliche, verfahrenskonforme, rechtssichere Führung und Archivierung der digitalen Promotionsverfahrensakten sowie Bedienung und Unterstützung digitaler Abstimmungsprozesse
• Führen und kontinuierliche Verbesserung von Daten und Statistiken im Campus Management-System HISinOne der Universität und den Datenbanken der Dekanatsverwaltung
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich des Promotionsbüros
• Unterstützung in der Vor- und Nachbereitung und ggfs. Begleitung der Sitzungen der Promotionsausschüsse auch mit Videokonferenztechnik
• Bibliotheksrecherchen
• kontinuierliche und selbstständige Aktualisierung, Optimierung und Weiterentwicklung der QM-Prozesse des Promotionsbüros

Sie zeichnen sich aus durch:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notariatsfachangestellte*r bzw. im mittleren Verwaltungsdienst oder eine erfolgreich abgeschlossene vergleichbare Ausbildung in der Administration, idealerweise im Verwaltungsbereich einer Hochschule und entsprechende Berufserfahrungen, wobei aber auch Berufseinsteiger*innen willkommen sind
• Freude an komplexen inhaltlichen und verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, gewissenhaftem sowie strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten mit hoher Eigenmotivation auch zur selbstständigen Einarbeitung in die komplexen Themengebiete, die mit der Stelle verbunden sind
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Access) und Cloud-Systemen
• einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache)
• idealerweise Erfahrung mit HISinOne und/oder einem Dokumentenmanagementsystem, Erfahrung mit Content-Management-Systemen sowie einschlägige Erfahrung mit qualitätsgesicherten QM- Prozessen
• praktische Erfahrungen mit Videokonferenztechnik
• ein hohes Maß an Flexibilität und Freude am Arbeiten im Team
• positive Ausstrahlung und sicheres Auftreten

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9 möglich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser On­line-Bewerbungsportal bis zum 12.03.2024.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät

Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten

Bettina Abels - Fachbereichsleitung 

Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg

Fragen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter:

0761/270-77460

[email protected]

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