Forschungszentrum Jülich GmbH
Location
Köln | Germany
Job description
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleginnen und Kollegen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! Der Bereich Unternehmensentwicklung (UE) bildet eine zentrale Schnittstelle zwischen den Instituten, dem Vorstand und der Administration des Forschungszentrums. Forschungsplanung, die Betreuung internationaler Kooperationen und die wissenschaftliche Nachwuchsförderung sind essenzielle Dienstleistungen für die Forschung. Zu den weiteren Aufgaben gehören das Ressourcenmanagement, die Strategieentwicklung, das Innovationsmanagement sowie die Betreuung der EU-Angelegenheiten des Forschungszentrums. Wir sind der Servicedienstleister für alle administrativen Aufgaben in der Unternehmensentwicklung. Dazu gehört das Personalwesen ebenso wie alles rund um Bestellung und Rechnung, die Organisation und das Terminwesen. Wir unterstützen die Leitung und alle Mitarbeitenden bei Formularen und sind für das JARA-Office verantwortlich. An der Schnittstelle zur Verwaltung des Forschungszentrums arbeitet unser Team flexibel und lösungsorientiert und steht für Fragen gerne zur Verfügung. Verstärken Sie diesen Bereich als Sekretär der Leitung der Unternehmensentwicklung (w/m/d) (25 Stunden / Woche) Ihre Aufgaben: Aktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen Eigenverantwortliche Büroorganisation Bearbeitung der anfallenden postalischen und elektronischen Korrespondenz, wie Geschäftsbriefe, Hausmitteilungen und Rundschreiben Terminmanagement sowie Terminplanung und Terminüberwachung mithilfe von elektronischen Kalendern Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen sowie Betreuung von Gästen Organisation und Unterstützung bei Veranstaltungen und Besuchergruppen aller Art Organisation von JARA-Services, wie JARA-Shuttles und RWTH-Aachen-Parkausweise Koordination und Bestellung von Büromaterial Ihr Profil: Eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung ist wünschenswert Sie zeichnen sich durch eine in besonderem Maße selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise aus und besitzen eine schnelle Auffassungsgabe sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick Mit Ihrem sehr guten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsvermögen agieren Sie mit verschiedenen Akteurinnen und Akteuren auf Augenhöhe Sie verfügen über eine hohe Eigeninitiative sowie Zuverlässigkeit Ein hoher Serviceanspruch, ein souveränes Auftreten und absolute Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich Sie besitzen eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein professioneller Umgang mit den MS-Office-Programmen runden Ihr Profil ab Unser Angebot: Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten. Sie erwartet ein vielseitiges Angebot: Ein großer Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet Ein attraktives Arbeitsumfeld in einem engagierten Team auf einem Forschungscampus mit sehr guter Infrastruktur im Städtedreieck Köln-Düsseldorf-Aachen Vielseitige Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik Eine strukturierte Einarbeitung und Weiterentwicklung Ihrer persönlichen und fachlichen Stärken im Rahmen eines Traineeprogramms der Unternehmensentwicklung: Wir begleiten Sie von Beginn an: Neuen Kolleginnen und Kollegen erleichtern wir den Start, u.a. durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide: Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie verschiedene Sportangebote (u.a. Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr) Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik Flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine komfortable Gleitzeitregelung im Rahmen der zu besetzenden Stelle mit 25 Stunden / Woche Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice, ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegeben Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) und eine Regelung für freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten und Neujahr) Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: Wir bieten Ihnen eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 3, übertariflich Entgeltgruppe 5 nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund). Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist bis zur erfolgreichen Besetzung ausgeschrieben. Bitte bewerben Sie sich daher möglichst zeitnah über unser Online-Bewerbungsportal. Fragen zur Ausschreibung? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen keine Bewerbungen per E-Mail angenommen werden können. Hilfreiche Informationen zum Bewerbungs- und Auswahlprozess finden Sie hier. Zudem finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen bei unseren FAQs.
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