Assistentin / Assistent (m/w/d) für das Büro des Landrates
Location
Mettmann | Germany
Job description
Die Stellenangebotsbeschreibung ist zur Zeit nicht abrufbar. Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
Bewerbungsfrist:
14.03.2024
unbefristet
Wer sind wir? Der Kreis Mettmann
Wir sind eine Kommunalverwaltung mit rund 1.700 Mitarbeitenden und verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen. Mit rund 485.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und einer Fläche von 407 Quadratkilometern ist der Kreis Mettmann der Landkreis mit der höchsten Bevölkerungsdichte in Deutschland. Vielfältige Arbeitsplätze, Wohnen in einer guten Infrastruktur und ein ebenso umfang- wie abwechslungsreiches Freizeitangebot machen das Leben hier attraktiv.
Wir suchen für das Büro des Landrates zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / einen
Assistentin / Assistenten (m/w/d)
Der Landrat hat - als gewählter Repräsentant des Kreises Mettmann und als Leiter von Kreisverwaltung und Kreispolizeibehörde - durch seine zahlreichen Funktionen, Zuständigkeiten und Kontakte einen dicht gefüllten Terminkalender.
Der Tagesablauf in seinem Vorzimmer gestaltet sich daher lebhaft, die Sekretariatsaufgaben sind sehr vielfältig. Dort müssen Termine koordiniert und vorbereitet werden, sind Besprechungen und Gäste zu betreuen, ist die Post zu bearbeiten und Korrespondenz zu führen. Der Arbeitstag im Kreishaus ist herausfordernd, abwechslungs- und ereignisreich sowie von vielseitiger Kommunikation geprägt.
Landrat Thomas Hendele und das Team des Landratsbüros freuen sich auf ein engagiertes neues Mitglied, um gemeinsam im täglichen Betrieb die gute Laune, einen kühlen Kopf und die Übersicht zu behalten.
Diese Aufgaben erwarten Sie: Gemeinsam mit Ihrer Kollegin koordinieren Sie im Sekretariat alle Termine für den Landrat. Dazu gehören die Führung des Terminkalenders, die Abstimmung der Tages- und Wochenplanung mit dem Landrat sowie der Versand von Zu- oder Absagen bei Einladungen und Terminanfragen. Bei der täglichen Postbearbeitung sichten, sortieren und verteilen Sie die Eingänge. Repräsentative Termine und Dienstreisen des Landrates werden von Ihnen organisatorisch vorbereitet. Zu Ihren Aufgaben zählen auch die Annahme von Telefonaten, der Empfang von Gästen, die Materialbeschaffung im Büro und die Herrichtung von Besprechungsräumen.
Für die Stellvertretungen des Landrates, die ihn bei der Außendarstellung des Kreises unterstützen, bereiten Sie eigenständig die Termine vor, indem Sie u.a. Informationen einholen, Abläufe abstimmen und Präsente beschaffen. Außerdem fallen der Versand der Glückwunschbriefe und die Organisation der persönlichen Besuche des Landrates oder der Stellvertretungen bei Geburtstagen sowie Ehe- und Altersjubiläen in Ihr Tätigkeitsfeld .
Anforderungen (diese Voraussetzungen müssen Sie zwingend mitbringen): - Befähigung für die Ämtergruppe des ersten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 (ehemaliger mittlerer nichttechnischer Dienst mit der Fachrichtung Verwaltung) oder erfolgreicher Abschluss des ersten Verwaltungslehrgangs oder als Verwaltungsfachangestellte/r
oder alternativ
- der erfolgreiche Abschluss der Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement, zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Bürokommunikation, zur Bürokauffrau bzw. zum Bürokaufmann oder zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten
Wir erwarten zudem Fachliche und
methodische Kompetenz, insbesondere
- eine gute schriftliche wie mündliche Ausdrucksfähigkeit
- ein hoher Selbstanspruch an die Qualität der Arbeitsergebnisse
- Fähigkeit zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Abstimmungsprozessen
- Interesse an den Aufgaben und Strukturen einer Kommunalverwaltung
Persönliche und
soziale Kompetenz, insbesondere
- große Zuverlässigkeit und Sorgfalt sowie besondere dienstliche Diskretion
- eine gute Balance zwischen Teamorientierung und Selbständigkeit; Bereitschaft zur engen, vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team des Landratsbüros
- höfliches und zugleich selbstbewusstes Auftreten - geprägt von guten Umgangsformen gegenüber den Besucherinnen und Besuchern des Landrates sowie bei allen Kontakten innerhalb und außerhalb des Hauses
Digitale Kompetenz, insbesondere
- grundlegendes Verständnis und Interesse für IT-bezogenes Arbeiten
- sichere Beherrschung der MS-Office-Produkte (Terminkoordination via Outlook; Arbeit mit Word, Excel und OneNote; Erstellung von Serienbriefen, Erstellung und Pflege von Tabellen/Listen)
Wir bieten Ihnen:
- eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- eine betriebliche Altersvorsorge
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
- ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
- ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
- ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
- ein Fahrradleasingangebot , z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad, ein vergünstigtes Job-Ticket sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
- corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken
Weitere Informationen zur Kreisverwaltung Mettmann als Arbeitgeber finden Sie hier.
Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!
Ansprechpartner aus dem Fachbereich (Informationen zur Stelle):
Herr Martin Schlüter
Tel. 02104 982-1226
E-Mail: [email protected]
Ansprechpartnerin aus dem Personalamt (Rückfragen zur Online-Bewerbung bzw. Fragen zum Ausschreibungsverfahren (insbesondere zu den Anforderungen):
Frau Lisa Dörschelln
Tel. 02104 99-1220
E-Mail: [email protected]
Allgemeine Hinweise:
Die Beschäftigung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Zu Fragen hinsichtlich der konkreten Möglichkeiten einer Teilzeitbeschäftigung steht Ihnen die o. g. Ansprechpartnerin aus dem Fachbereich zur Verfügung.
In Bezug auf die Stellenausschreibungen gilt, dass der Gleichstellungsplan der Kreisverwaltung Mettmann für die Stellenbesetzungen Anwendung findet. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.
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