Leitung Studentensekretariat / Assistenz des Managements

Location

Hamburg | Germany

Job description

Einleitung

Wir sind eine kleine private Musik-Akademie auf Hochschulniveau. ICoM wurde 2003 gegründet und bietet Studiengänge von der Studienvorbereitung (Basic Study Program) bis zu Aufbaustudiengängen auf hohem Niveau (Concert Examination) sowie einen staatlich anerkannten Hochschulstudiengang.

ICoM hat sich auf asiatische Musikstudierende spezialisiert. Bislang sind mehr als 600 Studierende ausgebildet worden.

Aufgaben

Aufgabengebiet:

Im Rahmen der allgemeinen Sekretariatsaufgaben sowie Assistenz der Geschäftsführung fallen insbesondere folgende Tätigkeiten an:

• Diverse Verwaltungstätigkeiten und allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Ablage, Bestellung von Büromaterial, Posteingänge- und ausgänge, Telefonzentrale, Aktenführung etc.)
• Ansprechpartner für Studenten und Dozenten
• Bewerbungsunterlagen prüfen, Auswahlverfahren koordinieren, Prüfungen und Konzerte vorbereiten
• Koordination von Immatrikulation und Exmatrikulationen, sowie Sprachkursanmeldung und Unterkunft
• Vorbereitung und Terminierung der Leistungsbeurteilungen und der Studienberatungen in jedem Semester
• Belegwesen als Vorbereitung für die Buchführung
• Verwaltung von vertraglichen Daten und Akten
• Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe
• Sichern der internen und externen Kommunikationsflüsse
• Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsleitung

Qualifikation

Einstellungsvoraussetzung:

Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf mit fachbezogener Berufserfahrung

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten:

• Sicherer Umgang mit MS Office, Word und Excel
• Gute Organisationsfähigkeit, sorgfältige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Fähigkeit zur Durchführung operativer Aufgaben der Geschäftsleitung
• Belastbarkeit, Flexibilität, soziale Kompetenz
• Kommunikationsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
• Selbständige, zuverlässige und termingetreue Arbeitsweise

Benefits

Arbeitszeit / Entlohnung:

Halbtagsstelle im Umfang von 20 (Einstieg) bis 25 Wochenstunden Mo-Do oder Mo-Fr von 9-14 Uhr. Das Honorar beträgt aktuell für einen Umfang von 25 Wochenstunden 1975.- Euro VB, ein zusätzliches 13. Monatsgehalt / Bonus (erfolgsabhängig) wird in zwei Teilen gezahlt.

Wir bieten :

• Angenehme Arbeitsatmosphäre
• Internationalität und Kultur
• Attraktive Lage
• Arbeitszeiten, die in Absprache mit der Geschäftsleitung variabel gestaltet werden können
• Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• HVV-ProfiTicket
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Noch ein paar Worte zum Schluss

Beginn der Tätigkeit: sofort

Job tags

Salary