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Location

Berlin | Germany

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Job description

Über uns

Die University hat es sich zur Aufgabe gemacht, Studierenden aus der ganzen Welt eine erstklassige Ausbildung zu bieten. Wir bieten unsere Studiengänge in englischer und/oder deutscher Sprache an und sind stolz darauf, eine der facettenreichsten Studentenschaften Europas zu haben. Unsere Standorte in Berlin, Potsdam, Hamburg, Iserlohn und Dubai (VAE) garantieren ein internationales Umfeld für unsere Studierenden und unsere Mitarbeiter*innen.

Persönliche/r Assistent/in des Executive Chairman | Vorsitzenden (m/w/d)

Standort: Berlin

Anstellungsart(en): Vollzeit

Der Zweck der Stelle

• Als persönliche/r Assistent/in unseres Executive Chairman | Vorsitzenden spielst Du eine zentrale Rolle bei der Unterstützung in seinem Tagesgeschäft und agierst dabei als Kommunikations- und Koordinationsschnittstelle.


• Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem die Planung von Terminen und Sitzungen, die Kommunikation mit allen relevanten internen und externen Ansprechpartnern und die Sicherstellung reibungsloser Geschäftsabläufe im Bereich des Executive Chairmans.


• Darüber hinaus wirst Du den Executive Chairman im akademischen Kontext in seiner Funktion als Professor unterstützen.

Die Aufgaben

• Unterstützung und Entlastung des Executive Chairman: Unterstützung des Executive Chairman im täglichen Geschäftsbetrieb, Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe und Prioritätenmanagement


• Terminkoordination und Kalenderpflege: Effektives Zeitmanagement von Terminen, Koordination von Besprechungen, Sitzungen und weiteren Terminen sowie deren Vor- und Nachbereitung


• Kommunikationsmanagement: Als erste/r Ansprechpartner/in für Interaktionen mit leitenden und wissenschaftlichen Mitarbeitern an regionalen, nationalen und internationalen Bildungseinrichtungen, Berufsverbänden und Partnerzentren fungieren sowie allgemeine proaktive Kommunikation mit Ansprechpartnern und Gestaltung eines effektiven Informationsflusses


• Organisation von Geschäftsreisen: Planung und Buchung der dienstlichen Reisen sowie Erstellung der Reisekostenabrechnungen


• Unterstützung bei der Projektkoordination: Unterstützung des Executive Chairman bei der Koordinierung und Dokumentation verschiedener Projekte


• Erstellung von Auswertungen und Protokollen: Erstellung von Auswertungen und Berichten zu speziellen Fragestellungen zur Vorbereitung von Sitzungen oder als Entscheidungsgrundlage, Teilnahme an Sitzungen und Erstellung der Sitzungsprotokolle


• Übersetzung und Korrespondenz: Übersetzen von Korrespondenz vom Deutschen ins Englische oder umgekehrt, Verschriftlichung von diktierter oder angewiesener Korrespondenz und Verfassen von Mitteilungen im Auftrag des Executive Chairman


• Unterstützung am Lehrstuhl/Professur: Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben, u.a. Unterstützung und Koordination von Forschungsprojekten, Mithilfe bei der Vorbereitung und Teilnahme an Veranstaltungen, Tagungen und Kongressen. Bedarfsgerechte Mithilfe bei der Vorbereitung von Vorlesungen und Vorträgen sowie der Erarbeitung von wissenschaftlichen Beiträgen


• Koordinierung mit Ministerien, Senaten, Behörden oder anderen Institutionen: Verwaltung und Koordinierung von Kontakten und Terminen mit Ministerien, Senaten, Behörden oder anderen relevanten Institutionen


• Social Media: Organisation und Verwaltung der Social-Media-Präsenz des Executive Chairman, einschließlich der Erstellung ansprechender Beiträge und Inhalte

Was erwarten wir?

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaft, Sozialwissenschaften oder gleichwertig


• Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung als persönliche und/oder leitende Assistentin.


• Erfahrung im Projektmanagement


• Erfahrung in der Arbeit in einem akademischen Umfeld

Persönliche Anforderungen

• Organisationstalent mit ausgezeichnetem Zeitmanagement


• Selbstmotivierter, selbstbewusster und flexibler Teamplayer mit der nachweislichen Fähigkeit, ein enges Verhältnis zu Führungskräften und wichtigen Interessengruppen aufzubauen, mit ausgezeichneten kommunikativen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten


• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - weitere Sprachen willkommen


• Beherrschung von Microsoft Office (Outlook, Excel und PowerPoint) und Social Media


• Deutsche Sprache auf muttersprachlichem Niveau

Was wird geboten?

• Ein vielseitiges und interessantes Arbeitsumfeld mit internationalen Kolleginnen und Kollegen


• 30 Urlaubstage


• Verschiedene Online-Kurse sowie online Kooperationsangebote (e.g., IBM Design Thinking)


• zahlreiche Aktivitäten und Veranstaltungen auf dem Campus im Bereich von Kultur, Bildung, Wirtschaft und Technologie


• Möglichkeit, innovative Ideen und neue Konzepte zu entwickeln und umzusetzen

Abteilung(en): Assistenz der Geschäftsleitung

Art(en) des Personalbedarfs: Neubesetzung

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Job tags

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Salary