Projektassistenz Pharma (m/w/d)
Hays Professional Solutions GmbH
Location
Singen (Hohentwiel) | Germany
Job description
Ihre Aufgaben:
- Administrative Unterstützung für den Labor Direktor für Deutschland
- Erfüllt administrative Aufgaben, die den Kontakt und den Umgang mit streng vertraulichen Materialien und Informationen beinhalten können
- Proaktive Kalenderverwaltung auf der Grundlage geschäftlicher und persönlicher Prioritäten
- Verantwortlich für die Sitzungsplanung und -organisation (Teilnehmer einplanen, Konferenzräume buchen, Präsentationen vorbereiten, Notizbücher, Sitzungsmaterialien, Handouts usw. zusammenstellen) und für die richtige Prioritätensetzung sorgen, z. B. für Betriebsräte, Verhandlungen usw.
- Projektleitung für die Tagung (einschließlich Tagesordnung, Raum- und Veranstaltungsbuchungen usw.) und Reisemanagement einschließlich Flugbuchungen, ggf. Bodentransport, Hotel und Unterkunft
- Ausgabenmanagement auf der Grundlage der Richtlinien, Behandelt nicht-routinemäßige Informationen und Erstellt und bereitet Korrespondenz, Tabellenkalkulationsberichte und Präsentationen vor und Nimmt an Sitzungen teil, macht Notizen und verteilt diese.
- Hilft bei der Pflege von Programm-Websites, falls gewünscht.
- Bietet telefonischen Support; übernimmt die Verantwortung für das Kopieren, Faxen sowie die Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen.
- Bearbeitet auf Wunsch Kreditorenrechnungen und alle Aspekte der Spesenabrechnung
- Setzt sich mit anderen Assistenten in Verbindung und koordiniert sich mit ihnen, um eine optimale Interaktion mit anderen Mitarbeitern/Abteilungen zu gewährleisten.
Ihre Qualifikationen:
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder ähnliches
- Fundierte Erfahrung administrativer Unterstützung auf der Ebene der leitenden Interessenvertreter ist erforderlich.
- Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht (Mitbestimmung/Arbeitnehmerrat)
- Erfahrung mit der Terminplanung
- Flexibel, um bei Bedarf außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zu arbeiten
- Umfassende Arbeitskenntnisse in MS Outlook, Word, Excel & PowerPoint
- Erfordert viel Liebe zum Detail beim Verfassen und Prüfen von Materialien, beim Festlegen von Prioritäten, bei der Planung und Einhaltung von Terminen.
- Spricht fließend Deutsch und Englisch (mindestens C1-Niveau)
Ihre Vorteile:
Job tags
Salary