Forschungszentrum Jülich GmbH
Location
Bielefeld | Germany
Job description
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.250 Kolleginnen und Kollegen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! Im neugegründeten Institutsbereich Computergestützte Metagenomik (IBG-5) im Institut für Bio- und Geowissenschaften (IBG) mit Standort an der Universität Bielefeld betreiben wir bioinformatische Forschungsaktivitäten im Bereich der fachübergreifenden Genomentschlüsselung und -analyse mit modernsten Ansätzen. Ein besonderes Merkmal ist die Vernetzung von Forschungsansätzen und Technologien im Rahmen von nationalen (de.NBI) und internationalen (ELIXIR) Service- und Infrastrukturnetzwerken mit dem Ziel, die (automatisierte) Datenanalyse für die Wissenschaft sowie Anwenderinnen und Anwender zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Wesentliche Bestandteile unserer Aktivitäten sind die computergestützte Metagenomik und das Cloud-Computing für ein breites Anwendungsspektrum in den Lebenswissenschaften und der Biomedizin. Verstärken Sie diesen Bereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Sekretärin / Assistenz der Institutsbereichsleitung (w/m/d) Ihre Aufgaben: Selbstständige Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben und allgemeiner administrativer Aufgaben für die Leitung des Institutsbereichs Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (inklusive Terminabstimmung, Programmerstellung, Klärung der Raumbelegung, Einladung, Protokoll, organisatorische Betreuung externer Teilnehmerinnen und Teilnehmer) und ggf. Unterstützung bei der Durchführung und Nachbereitung Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen der Institutsbereichsleitung Bearbeitung der eingehenden Post Unterschriftsreife Vorbereitung von interner und externer Korrespondenz, auch in englischer Sprache Unterstützung bei der Administration von Drittmittelprojekten Vorbereitung und Erledigung von Bestellanforderungen Pflege von Datenbanken (z.B. Publikationen, Doktoranden, Kooperationen, Preise) Layout und Formatierung sowie orthografische Prüfung von Texten, Berichten und Präsentationen Einfache Internetrecherchen sowie einfache Bibliotheks- und Literaturarbeiten Pflege und Gestaltung des Webauftritts Ihr Profil: Wünschenswert ist eine mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Einschlägige Erfahrung im beschriebenen Aufgabenbereich Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen wie auch Besucherinnen und Besuchern Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte, systematische Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen Erfahrung in der Pflege und Gestaltung von Webseiten Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft Hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Sorgfalt und Problemlösungskompetenz Ein gutes Verständnis der Abläufe in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld ist wünschenswert Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen, insbesondere an den Standort Jülich Unser Angebot: Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch: Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice Flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah ausgeübt werden kann 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe E 6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: Dienstort: Bielefeld Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 17.03.2024 über unser Online-Bewerbungsportal. Fragen zur Ausschreibung? Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen keine Bewerbungen per E-Mail angenommen werden können. Hilfreiche Informationen zum Bewerbungs- und Auswahlprozess finden Sie hier. Zudem finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen bei unseren FAQs.
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