Assistenz der Beigeordneten (w/m/d)

Location

Würselen | Germany

Job description

Wir suchen für das Vorzimmer der Beigeordneten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Beigeordneten (w/m/d)

Sie sind ein Organisationstalent und möchten die Beigeordnete und den Verwaltungsvorstand der Stadt Würselen bei deren anspruchsvollen Aufgaben unterstützen? Sie bringen Erfahrung und Know-how als Assistenz in einem Sekretariat mit? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

In der Stadtverwaltung Würselen arbeiten mehr als 400 Mitarbeitende engagiert für das Wohl und die Weiterentwicklung der Stadt.

Das Dezernat der Beigeordneten umfasst folgende Organisationseinheiten:

• Stabsstelle Gebäudemanagement, S 26
• Planungsamt, A 61
• Bauordnungsamt, A 63
• Hochbauamt, A 65

Ihre Benefits:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit, die Möglichkeit einer Besetzung in Teilzeit wird auf Wunsch geprüft
• ein Jahresbruttogehalt von bis zu ca. 49.000,00 € (EG 8 TVöD)

zusätzlich:

• eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung
• flexible Arbeitszeiten
• 30+2 (Heiligabend, Silvester) Urlaubstage
• Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie/Pflege und Beruf
• Fortbildungsmöglichkeiten im fachlichen und persönlichen Bereich
• leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Zusatzrente und vermögenswirksame Leistungen
• zahlreiche Angebote zum Gesundheitsmanagement, wie z.B. eine externe Sozialberatung oder Rabatte im Fitnessstudio

Ihre Hauptaufgaben:

• Unterstützung der Beigeordneten bei deren vielfältigen Aufgaben
• allgemeine Assistenzaufgaben mit Telefonmanagement, allgemeiner schriftlicher Korrespondenz, Schreib- und Zuarbeiten, Postbearbeitung, Postauswertung, Postverteilung, allgemeine Ablage auch in digitaler Form, interne Sitzungsvorbereitung, Recherchetätigkeiten
• Koordination, Organisation und Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen, Terminkoordination und –management
• Empfang und Betreuung von Besucher*innen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Gremien
• Mitarbeit bei der Vorlagenerstellung für Rat und Ausschüsse mit dem Sitzungsmanagement von Allris
• Mitwirken bei den unterschiedlichen Aufgaben des Dezernats
• eigenverantwortliche Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Bestell- und Rechnungsbearbeitung mit Infoma BWF/RWF
• Vertretung der Assistenz in den Vorzimmern des Verwaltungsvorstands in enger Abstimmung im Team

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/ -mann für Bürokommunikation oder –management (Sekretär*in)
• oder eine vergleichbare Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann oder Bürogehilfin/-gehilfe, Bankkauffrau/-mann, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
• oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (vormals Angestelltenlehrgang I)

Soft Skills:

• Diskretion, Verschwiegenheit und Loyalität
• souveränes, freundliches und sicheres Auftreten
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• zeitliche Flexibilität
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• selbstständige, umsichtige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• betriebswirtschaftliches Verständnis
• sicheren Umgang mit dem PC und Standard-Software, besonders MS-Produkte wie Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, aber auch das schnelle Erarbeiten und Anwenden besonderer Programme (wie etwa Zeiterfassungs-, Ratsinformationssystem und Finanzsoftware)
• Kundenorientierung und Dienstleistungshandeln

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Bewerben Sie sich bitte bis zum 31.03.2024 online über www.wuerselen.de/karriere

Alternativ können Sie sich auch gerne per E-Mail an [email protected] bewerben.

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung neben den üblichen Unterlagen nachfolgende ergänzende Unterlagen bei:

• detaillierte Ausführungen zu Ihren Erfahrungen im Bereich als Assistenz in einem Vorzimmer/Sekretariat

• Ihre letzte dienstliche Beurteilung bzw. Arbeitszeugnis

• ggfs. Nachweis über die Eingruppierung

Bei Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle bzw. zu den Stelleninhalten wenden Sie sich bitte an den Leiter des Haupt- und Personalamtes, Herrn Schaffrath, Tel.: 02405 67-1050 bzw. per E-Mail an [email protected].

Bei Rückfragen zum Tarifrecht oder zum Auswahl- bzw. Bewerbungsverfahren wenden Sie sich bitte an Frau Yasemin Yiğit, Tel.: 02405 67-1102 bzw. per E-Mail an [email protected].

Wir begrüßen außerdem die Mitgliedschaft unserer Mitarbeitenden bei der Freiwilligen Feuerwehr der Stadt Würselen.

Die Stadt Würselen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt. Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität werden ausdrücklich begrüßt.

Wissenswertes:

Die Stadt Würselen ist mit rund 39.500 Einwohnern*innen ein attraktives Mittelzentrum in der StädteRegion Aachen und geprägt durch eine verkehrsgünstige Lage im Dreiländereck Niederlande, Belgien, Deutschland.
Eine intakte Natur, eine gute örtliche Wirtschaftskraft, medizinische, kulturelle und soziale Einrichtungen und Kinderbetreuung mit allen Schulzweigen tragen zur Attraktivität unserer Stadt bei. Würselen ist eine lebens- und liebenswerte Stadt. Als direkte Nachbarin der Stadt Aachen wird Würselen auch zukünftig Bevölkerungswachstum prognostiziert. Mit dem Rhein-Maas Klinikum, dem Forschungsflugplatz Merzbrück, dem Freizeitbad Aquana und dem Gewerbegebiet Aachener Kreuz gibt es in der Stadt überregional bedeutende Einrichtungen.

Noch mehr finden Sie auf www.wuerselen.de

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