Kauffrau/mann für Büromanagement o.ä. (w/m/d) - Abteilungsassistenz und Unterstützung der Leitung

Location

Braunschweig | Germany

Job description

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Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit

Abteilungsassistenz und Unterstützung der Leitung

Abteilungsassistenz und Unterstützung der Leitung

Beginn

1. Mai 2024

Dauer

1 Jahr

Vergütung

bis Entgeltgruppe 06 TVöD

Beschäftigungsgrad

Vollzeit (Teilzeit möglich)

Das Institut für Aerodynamik und Strömungstechnik gehört zu den weltweit führenden Forschungsinstituten auf den Gebieten Aerodynamik und Aeroakustik von Luftfahrzeugen und Windenergieanlagen, sowie der Raumfahrt-Aerothermodynamik. Die Abteilung Technische Akustik des Instituts erforscht Mechanismen und Minderungstechnologien für aerodynamische Schallquellen bei Luftfahrzeugen. Die Abteilung Windenergie befasst sich mit der Aerodynamik und Aeroakustik von Windenergieanlagen und Windparks.

Diesbezüglich arbeiten beide Abteilungen mit internen und externen nationalen und internationalen Partnern in einer Vielzahl von wissenschaftlichen Projekten zusammen. Der/die Stelleninhaber/in ist in dieser Struktur an der Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlich-technischen und dem administrativen Aufgabenbereich der Abteilungen tätig. Dort bearbeitet er/sie als Assistent/in der Abteilungsleitungen administrative, organisatorische und logistische Aufgaben aber auch projektbezogene Aufgaben in Zusammenarbeit mit den Führungskräften und wissenschaftlich/technischen Mitarbeitenden der Abteilungen.

Zusammen mit Arbeiten zur Führung des Sekretariats ergeben sich im Einzelnen:

Durchführung allgemeiner Sekretariatsarbeiten für die Abteilungen:

• Terminplanung und Überwachung
• Erledigung des Schriftverkehrs nach Stichpunkten, Vorlage oder selbständig
• Vorbereitung bei der Erstellung von Zeugnissen, Stellenbeschreibungen, internen und externen Stellenausschreibungen
• Planung, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Organisation und Abrechnungsvorbereitung aller anfallenden Dienstreisen
• Vorbereitung und Betreuung von international besetzten Tagungen und Sitzungen
• Aufbau und Pflege von adress- und themenbezogenen Datenbanken
• Budgetüberwachung für die Abteilungen
• Überprüfen, Abwickeln und Kontierung von Rechnungen, Zahlungsanordnungen, Bedarfsmeldungen
• Beschaffung von Verbrauchs- und Büromaterial für die Abteilungen
• Kontrolle der DLR-Literaturdatenbank Elib auf Aktualität der Abteilungseinträge

Abwicklung von Bestellungen von Sach- und Investitionsmitteln, die für die Vorhabens- und Projektbearbeitung benötigt werden:

• Erstellen von Bedarfsmeldungen, DLR-Kaufhausbestellungen unter Berücksichtigung der o.g. Kostenübersicht und unter Beachtung der Regularien (z.B. der Ausschreibungspflicht) hinsichtlich der Mittelverwendung öffentlicher Zuwendungsgeber (d.h. Ministerien, Investitionsmaßnahmen, EU-Projekte)
• Überwachen der Liefertermine
• Überwachung der Sach- und Investitionsbudgets der Abteilungen
• Kontrolle des Wareneingangs hinsichtlich Vollständigkeit und Richtigkeit, Reklamation der Mängel

Personaladministration:

• Ausfüllen von Einstellungsanträgen für Mitarbeiter/innen, Praktikant/innen, Masterand/innen in Abstimmung mit den Abteilungsleitenden. Kontrolle auf Vollständigkeit weiterzureichender Unterlagen, ggf. Anfordern der fehlenden Unterlagen
• Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren für neue Mitarbeitende/Doktorand:innen
• Führen von An- und Abwesenheitslisten des Abteilungspersonals 

Erledigung administrativer Aufgaben der Abteilungen unter Anwendung der entsprechenden DLR Werkzeuge:

• SAP, Elib, Zeiterfassung, DLR-Kaufhaus, Intranet)
• Ressourcenkontrolle für Vorhaben und Projekte:
• Erstellen und Aktualisieren (Fortschreiben der Kosten) von Übersichten der Abteilungsressourcen auf Grundlage der Vorkalkulationen der Vorhaben und Projekte (Personal-, Sach-, IKT-Kostenübersicht und Investitionsmittel-übersicht) für die Abteilungs- und Projektleitenden.
• Auswerten der Kostenübersichten und Erkennen von Plan-/Ist-Abweichungen mit Info an die Abteilungs- und Projektleitenden.
• Erkennen von Terminverzügen in Projekten mit Info an die Projektleitenden
• Überwachung von Prozessen des Qualitätsmanagements:
• lfd. Abgleich zu Vorgaben aus Qualitätsmanagementhandbuch des Instituts
• Weiterbildungsprozess für Mitarbeitende der Abteilungen
• administrative Unterstützung der Mess- und Prüfmitteldokumentation    

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. der Fachrichtung Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge
• langjährige Berufserfahrung auf dem Gebiet der Abteilungsassistenz und dem Umgang mit kaufmännischen Prozessen von Vorteil
• idealerweise sehr gute PC-Kenntnisse und Beherrschung gängiger Bürosoftware
• gute Kenntnisse in allen Bereichen der Sekretariatsarbeit erwünscht
• sehr gute Kenntnisse im Gebiet der öffentlichen Verwaltungsprozesse vorteilhaft
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erwünscht
• idealerweise sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie Kenntnisse in Französisch
• Team- und Kommunikationsfähigkeit erwünscht
• selbstständiges, verantwortungsvolles Arbeiten vorteilhaft
• idealerweise Kenntnisse der DLR-Richtlinien und Organisationsstruktur

Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (w/m/d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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