Eigenverantwortliche Terminvereinbarung und -planung nach Prioritäten
Eigenständige Sichtung und Bearbeitung des Maileingangs mit Blick auf die aktuell laufenden Geschäftsvorgänge und entsprechende Priorisierung; Auskünfte zu den laufenden Geschäftsvorgängen geben bzw. bereitstellen
Aufbau und Pflege von Kontakten und Kommunikationsbeziehungen in einem komplexen Umfeld
Selbständig Informationen und Unterlagen beschaffen sowie Sachfragen klären
Besprechungsteilnahmen der Vorgesetzten vorbereiten sowie Unterlagen für Besprechungen termingerecht ablegen
Koordination, Organisation und Begleitung von Konferenzen, Veranstaltungen und Seminaren
Pflege des Systems zu Anwesenheiten, Stempel-/ Fehlzeiten, Urlaub sowie Gleitzeit der Mitarbeiter (m/w/d)
Selbständige Erledigung der Korrespondenz, Post selektieren, priorisieren und aufbereiten
Gestalten von fachspezifischen Texten, Tabellen, Präsentationen, Protokollen, Auswertungen und Übersichten
Vorbereitung von Unterlagen für Termine und Gremien, auch in Englisch
Administrative Aufgaben: Unterstützung bei der Organisation, Planung und Durchführung von Bereichsveranstaltungen z. B. Workshops
Organisation, Planung und Nachbereitung von Reisen
Ihre Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
Sekretariatserfahrung
Sicherer und fundierter Umgang mit MS-Office
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Grundkenntnisse in Englisch
Selbständigkeit, Eigenverantwortung, Eigeninitiative und Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit sowie gutes Organisationstalent
Multikulturelles Einfühlungsvermögen, sicheres Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Ihre Vorteile:
Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen