Location
Kirkland, QC | Canada
Job description
Job Overview
Manage and direct the activities of a region's data entry administrators and customer service representatives within the Human Resources Professional Services Center (HR PSC).
Essential Functions - Direct the activities of the region's Work Force Administration (WFA) group responsible for managing employee and non-employee information within the human resources information system (HRIS). Work Force Administration group is responsible for the duties related to processing information for new hire/rehires, terminations and other employee/non-employee level changes within the human resources information system (HRIS).
- Direct the activities of the region's Customer Service group responsible for providing customer support via call center and internet to all business lines, HR community and external clients in relation to issues or questions on Human Resources information.
- Manage the activities of the region's HR PSC quality assurance function responsible for the integrity and accuracy of the information in the HRIS system and the review of their processes and procedures.
- Insure WFA and Customer Service process and procedures are in compliance with regulatory requirements by periodical review of Standard Operating Procedures (SOP's). Provide training to staff on compliance requirements and ensure that processes are being followed.
- Review audit reports to ensure the integrity and accuracy of the information in the HRIS system.
- Manage staff in accordance with the organization's policies and applicable laws. Responsibilities include hire, firing and coaching employees; planning, assigning and directing work; appraising performance and guiding professional development; addressing employee relations issues.
- Ensure that all intranet and internet tools used for customer service are appropriately supported and consistently available to users.
- Partner with business lines and other functions to identify service support improvements and increase efficiencies while reducing costs. Identify, initiate and implement continuous process improvement projects for WFA and Customer Service, while leveraging available process improvement resources within the PSC. Participate as an active member of the region's Human Resources Leadership Team.
- Work in tandem with PSC management teams in other regions to ensure consistency in processes and reporting amongst the HR PSC site offices.
- Motivate employees to meet operational objectives by fostering an environment of teamwork and cooperation.
- Keep informed about the latest HRIS tools and technologies and make process improvement recommendations to manager.
- Participate with various special projects within the company representing the PSC.
Qualifications - Bachelor's Degree Req
- 6 years HR/share services center experience Req
- 3 years in a management role Req
- Equivalent combination of education, training and experience Req
- Knowledge of Microsoft Office applications and HRIS systems
- Excellent verbal and written communicaiton skills
- Strong organizational skills and ability to cope with a high workload
- Ability to analyze data and recommend/implement solutions to operational problems
- Ability to identify process improvement opportunities and implement change smoothly
- Ability to work well independently and within a team
- Ability to establish and maintain effective working relationships with coworkers, managers and clients
Aperçu du poste
Gérer et diriger les activités des administrateurs de saisie de données et des représentants du service à la clientèle d’une région au sein du Centre de services professionnels des Ressources humaines (CSP RH).
Responsabilités principales - Diriger les activités du groupe d’administration de la main-d’œuvre de la région responsable de la gestion des informations sur les employés et les non-employés au sein du système d’information sur les ressources humaines (SIRH). Le groupe d’administration de la main-d’œuvre est responsable des tâches liées au traitement des informations sur les embauches/réembauches, les licenciements et les autres changements au niveau des employés/non employés au sein du système d’information sur les ressources humaines (SIRH).
- Diriger les activités du groupe du service à la clientèle de la région chargé d’offrir un soutien client via le centre d’appels et Internet à tous les secteurs d’activités, à la communauté des RH et aux clients externes concernant les problèmes ou les questions sur les informations relatives aux ressources humaines.
- Gérer les activités de la fonction d’assurance qualité du CSP RH de la région qui est responsable de l’intégrité et de l’exactitude des informations contenues dans le SIRH et de l’examen de leurs processus et procédures.
- S’assurer que les processus et procédures d’administration de la main-d’œuvre et de service à la clientèle sont conformes aux exigences réglementaires en révisant périodiquement les procédures opérationnelles normalisées (PON). Fournir une formation au personnel sur les exigences de conformité et s’assurer du respect des processus.
- Examiner les rapports d’audit pour garantir l’intégrité et l’exactitude des informations contenues dans le SIRH.
- Gérer le personnel conformément aux politiques de l’organisation et aux lois applicables. Les responsabilités comprennent l’embauche, le licenciement et l’encadrement des employés; la planification, l’attribution et la direction du travail; l’évaluation du rendement et l’orientation pour le perfectionnement professionnel; la résolution de problèmes de relations des employés.
- Veiller à ce que tous les outils intranet et Internet utilisés pour le service à la clientèle soient correctement pris en charge et constamment disponibles pour les utilisateurs.
- Collaborer avec les secteurs d’activité et d’autres fonctions pour repérer des possibilités d’amélioration du soutien de service et pour accroître l’efficacité tout en réduisant les coûts. Identifier, lancer et mettre en œuvre des projets d’amélioration continue des processus pour l’administration de la main-d’œuvre et le service à la clientèle, tout en tirant parti des ressources d’amélioration des processus disponibles au sein du CSP. Participer en tant que membre actif de l’équipe de direction des ressources humaines de la région.
- Travailler en tandem avec les équipes de gestion du CSP dans d’autres régions pour assurer la cohérence des processus et des rapports entre les bureaux des centres du CSP RH.
- Motiver les employés à atteindre les objectifs opérationnels en favorisant un environnement de travail d’équipe et de coopération.
- Se tenir informé des plus récents outils et technologies en matière de SIRH et faire des recommandations d’amélioration des processus au gestionnaire.
- Participer à divers projets spéciaux au sein de l’entreprise représentant le CSP.
Compétences - Baccalauréat requis
- 6 années d’expérience dans un centre de services partagés RH requises
- 3 années d’expérience dans un rôle de gestion requises
- Combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience requise
- Connaissance des applications Microsoft Office et des SIRH
- Excellentes compétences de communication verbale et écrite
- Solides compétences organisationnelles et capacité à faire face à une charge de travail élevée
- Capacité à analyser les données et à recommander/mettre en œuvre des solutions aux problèmes opérationnels
- Capacité à repérer les possibilités d’amélioration des processus et à mettre en œuvre les changements sans heurts
- Capacité à bien travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe
- Capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec les collègues, les gestionnaires et les clients
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