Commis à la gestion des études - Service de la formation continue et de la formation hors campus - Campus de Terrebonne (35911)

Location

Terrebonne, QC | Canada

Job description

Affichage du 5 au 21 mars 2024

Contrat d'une durée indéterminée (durée minimale de 3 mois)

Cette personne accueille et renseigne la clientèle étudiante et effectue un soutien administratif et clérical relié à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.

Seule personne employée présente sur place à temps complet, la personne devra plus particulièrement :

• Assurer un rôle administratif central dans le fonctionnement général du campus (ressource principale pour la communauté universitaire présente)
• Organiser la logistique entourant les examens adaptés pour les étudiants en situation de handicap (recrutement et formation des surveillants, accès aux locaux, gestion et impression des examens, liens avec le personnel enseignant, organisation des fiches des examens, prêts des ordinateurs portables)
• Attribuer les locaux pour la formation universitaire et les réservations externes
• Veiller aux communications internes pour la communauté universitaire du campus
• Administrer la vente des vignettes de stationnement
• Vérification du travail des sous-traitants et effectuer les suivis nécessaires

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

1. Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, le choix de cours, la reconnaissance des acquis, la diplomation, la gestion des essais, mémoires et thèses, les horaires de cours, les prêts et bourses, etc.

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur. Prépare des tableaux, des listes, et compile des statistiques et autres informations nécessaires à son travail. Effectue des suivis budgétaires. Rédige la correspondance relative à son travail, telle que courriels et lettres. Effectue la mise en page de documents. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et autres documents, et en assure le suivi.

1. Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Fournit et réclame les documents requis et perçoit certains frais. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes au besoin.

1. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité. Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université relativement avec la gestion des études. Achemine aux instances concernées les documents requis.

1. Tient l'agenda des personnes qu'elle assiste, reçoit et dirige les appels téléphoniques et les courriels, convoque et organise des réunions, rédige des comptes-rendus et des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages (journées portes ouvertes, tenue de kiosque dans le campus), etc. Réserve les locaux, les équipements ou tout autre service.

1. Informe les personnes qu'elle assiste des échéanciers et des délais à venir, ainsi que des procédures administratives à respecter. Règle un grand nombre de détails administratifs, discerne ce qui doit être porté à leur attention et le leur transmet.

1. Prépare et officialise différents documents et appose le sceau officiel. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur les programmes et activités, incluant le site web de son secteur.

1. Collabore à la planification et au déroulement d’événements spéciaux, tels que recrutement, accueil, concours, cérémonies, etc. Effectue le suivi d’opérations telles que sélection des candidats, commandes d’activités d’enseignement, horaires de cours, appréciation de la qualité des activités d’enseignement etc.

1. Peut assurer le suivi des budgets associés au fonctionnement courant du secteur d’activités.

1. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier.

1. Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

1. Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

1. Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.

1. Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.

1. Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.

1. Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

1. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

L’Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.

Pour les employés de l'UQTR, vous pouvez référer à la description disponible ici : ​​​​​​​

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