Coordinator, Partnerships

Location

Oakville, ON | Canada

Job description

OPPORTUNITY:

Title: Coordinator, Partnerships

Reports to: Senior Manager, Partnerships

Location: Golf Canada Head Office (Hybrid – in-office/work from home)

Status: Full Time - Contract

Contract Dates: April 2024 – October 31 2024

OVERVIEW:

The Coordinator, Partnerships is a motivated, self-starter and mission-oriented individual leading the support of Golf Canada’s Partnerships team. As part of their role, they will be responsible to work with Partnerships team members and partners to support in implementing, executing, and maintaining partner contracted assets ranging from digital to experiential across various Golf Canada properties.

PRIMARY DUTIES:

1. Partner Agreement Implementation 40%

• Work with Partnerships team members to execute on delivery of partner contracted assets and programs per their respective agreements:

o Administration and tracking of all contractual partner deliverables.

o Timely and accurate fulfillment of all contract obligations.

o Execution of activation programs across various Golf Canada properties including but not limited to Marketing and Communications, Professional Championships, Amateur Championships, and Sports Development.

• Participate in and contribute to planning and development with a primary focus on the fulfillment of creative sponsor activation ideas for the RBC Canadian Open, CPKC Women’s Open, and other Golf Canada properties supported by partners.

• Correspond with partners on agreement deliverables, brand approvals, event invitations, secure logos and materials, and various other fulfillment activities.

• Support in all on-site partner activation activities leading up to and throughout the RBC Canadian Open and CP Women’s Open Championships, and at other events and programs as required.

• Management of additional RBC Canadian Open and CPKC Women’s Open client programs:

o Honorary Observer and Inside the ropes: work with the PGA Tour and LPGA Tour to confirm program spots, and manage schedule, registration, gifting, and on-site execution.

o Closed Circuit TV (CCTV) program: work with CCTV broadcast supplier to collect and deliver partner content for broadcast during RBCCO and CPWO, respectively.

o Monday After Golf Experience: work with partners to confirm program spots, manage tee times, registration, food & beverage, gifting, and on-site execution.

2. Partner Asset Management and Reporting 50%

• Maintain high-quality, up-to-date materials on all assigned properties:

o Prepare partner fulfillment reports and establish templates (i.e. gathering and populating metrics, results, photos, etc.).

• Manage partner digital network inventory and fulfillment levels:

o Work with partner and/or partner agencies to obtain digital creative content.

o Work with internal stakeholders to manage digital asset deployment.

• Manage and maintain partner inventory levels to ensure digital asset obligations are being met:

o Create materials, proposal presentations, and key insight reports in support of business development efforts.

o Manage the completeness and accuracy of sponsor benefit grids, contact lists, budgets, CRM (Pando Partner software), and any other items related to sponsor fulfillment.

o Maintain positive internal relationships with cross-departmental stakeholders and external vendors.

3. Other Duties 10%

• Manage Partner Appreciation days and other special events:

o Support in the development of unique events/experiences to thank our partners.

o Manage, invite registration, guestlists, and gifting.

• Provide administrative support in the following areas:

o Development and maintenance of sponsorship binders, which include all current contracts and key dates.

o Filing, binding, printing, photocopying and other duties as assigned.

o Leading the sourcing and execution of Partner gifting programs

• Special assignments as required.

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

• Post-secondary degree/diploma in sport management, business, related field, or equivalent experience

• 1-3 years of sport program management experience is preferred

• Ability to travel, is required

• Superior communication skills (written and verbal)

• Strong ability to be professional, responsible, and tactful with minimal supervision

• Demonstrate exceptional communication, fiscal management, and relationship-building skills

• Customer service experience is preferred

• Experience working with CRM platforms is not required but is considered an asset

• Bilingual (English and French) is not required but is considered an asset.

• Golf knowledge or experience is not required but is considered an asset.

APPLICATION DETAILS:

Golf Canada - Human Resources

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

One (1) position is available. Golf Canada will interview up to six (6) candidates. The position will be posted till 11:59 pm, March 22, 2024. Golf Canada thanks all applicants but will contact only those who will be invited for an interview.

Golf Canada is committed to providing a safe environment for all, especially children. All applicants will be thoroughly screened using background checks and a review process.

Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential.

Golf Canada’s core values are “Fun, Excellence, Inclusion, Respect, Accountability” and while these are included in each employee’s offer of employment and annual employment letters, these core values are also an integral part of the Golf Canada’s recruitment, hiring, and annual review process.

Golf Canada is committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (‘AODA’). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify Human Resources at 905-849-9700.

OFFRE D’EMPLOI :

Titre : Coordonnateur, Partenariats

Relève de : Gestionnaire principal, Partenariats

Lieu : Siège social de Golf Canada (hybride : bureau et télétravail)

Poste : Temps plein contractuel

Date d’entrée en fonction prévue : Avril 2024 au 31 octobre 2024

Veuillez noter que, dans le présent document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

SURVOL :

Le coordonnateur des partenariats est une personne motivée, autonome et axée sur sa mission, qui dirige le soutien de l’équipe des partenariats de Golf Canada. Dans le cadre de son rôle, il devra travailler avec les membres de l’équipe des partenariats et les partenaires afin de soutenir la mise en œuvre, l’exécution et le maintien des actifs contractés par les partenaires, allant du numérique à l’expérientiel, dans les diverses propriétés de Golf Canada.

PRINCIPALES TÂCHES :

1. Mise en œuvre des ententes de partenariat 40%

• Travailler avec l’équipe des partenariats à l’exécution de la livraison des actifs et programmes contractés par les partenaires en fonction de leurs accords respectifs :

o Administration et suivi de tous les éléments livrables des partenaires contractuels.

o Respecter en temps voulu et avec précision toutes les obligations contractuelles.

o Exécution de programmes d’activation dans diverses propriétés de Golf Canada, y compris entre autres au service du marketing et des communications, dans le cadre des championnats professionnels et amateurs, et au développement du sport.

• Participer et contribuer à la planification et au développement, en mettant l’accent sur la réalisation d’idées créatives d’activation des commanditaires pour l’Omnium canadien RBC, l’Omnium féminin CPKC et d’autres propriétés de Golf Canada soutenues par des partenaires.

• Correspondre avec les partenaires au sujet des accords à conclure, des approbations de marque, des invitations aux évènements, du matériel et des logos sécurisés, ainsi que diverses autres activités à exécuter.

• Soutenir toutes les activités d’activation des partenaires sur place avant et pendant l’Omnium canadien RBC et l’Omnium féminin CPKC, ainsi que lors d’autres évènements et programmes, le cas échéant.

• Gestion de programmes de clients supplémentaires à l’Omnium canadien RBC et à l’Omnium féminin CPKC :

o Observateur honoraire et À l’intérieur des cordes : travailler de concert avec le PGA TOUR et le Circuit de la LPGA afin de confirmer les places de programme, gérer l’horaire, les inscriptions, les prix et l’exécution sur place.

o Programme de télévision en circuit fermé (CCTV) : travailler avec le fournisseur du service de télédiffusion en circuit fermé, assembler et fournir du contenu de partenaire pour diffusion pendant les omniums.

o Expérience de golf du lundi d’après : travailler avec les partenaires pour confirmer les places au programme, gérer les heures de départ, les inscriptions la restauration, les cadeaux et l’exécution sur place.

2. Gestion et comptes rendus des actifs des partenaires 50%

• Produire de la documentation à jour de grande qualité sur toutes les propriétés attribuées :

o Préparer les rapports d’exécution destinés aux partenaires et créer des modèles (c.-à-d. rassembler et insérer les mesures, les résultats, les photos, etc.).

• Gérer l’inventaire de contenu et les niveaux de livraison sur réseau numérique des partenaires :

o Collaborer avec les partenaires ou leurs agences pour obtenir du contenu créatif numérique.

o Collaborer avec les intervenants à l’interne pour gérer le déploiement des actifs numériques.

• Gérer et maintenir les niveaux d’inventaire de contenu des partenaires afin de satisfaire aux obligations d’actifs numériques :

o Créer du matériel, des exposés de proposition et des rapports éclairants en appui aux efforts de développement des affaires.

o Gérer l’exactitude intégrale des grilles d’avantages des commanditaires, des listes de contacts, des relations avec la clientèle (logiciel Pando Partner) et tout autre élément lié aux réalisations de commandites.

o Entretenir des relations positives à l’interne avec les intervenants des divers services et départements, ainsi qu’à l’externe avec les fournisseurs.

3. Autres tâches 10%

• Gérer les journées d’appréciation des partenaires et autres évènements spéciaux.

o Soutenir le développement d’évènements/expériences uniques pour remercier nos partenaires.

o Gérer les invitations, les inscriptions, les listes d’invités et les cadeaux.

• Fournir du soutien administratif dans les domaines suivants :

o Développement et tenue à jour de cahiers de commandite comportant tous les contrats courants et les dates clés.

o Classement, reliure, impression, photocopie et autres tâches assignées.

o Diriger l’impartition et l’exécution des programmes de cadeaux des partenaires.

• Affectations spéciales au besoin.

COMPÉTENCES REQUISES :

• Diplôme postsecondaire en gestion sportive, en affaires ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.

• 1 à 3 ans d’expérience en gestion de programme sportif de préférence.

• La capacité de voyager est exigée.

• Compétences supérieures en communications (verbales et écrites).

• Forte capacité d’agir de manière professionnelle, responsable et avec tact sans grande supervision.

• Faire preuve de compétences exceptionnelles en communication, gestion financière et développement de relations.

• Expérience en service à la clientèle de préférence.

• Une expérience de travail avec les plateformes de gestions des relations-clients n’est pas requise, mais est un atout.

• Le bilinguisme (anglais et français) n’est pas requis, mais est un atout.

• La connaissance ou l’expérience du golf n’est pas requise, mais est un atout.

SOUMISSION DES CANDIDATURES :

Golf Canada – Ressources humaines

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Un (1) poste disponible. Golf Canada recevra en entrevue un maximum de six (6) candidats. Faites parvenir votre lettre de présentation et votre curriculum vitae seulement par courriel ou par la poste – PAS D’APPELS SVP – aux coordonnées ci-dessus d’ici le 22 mars 2024 à 23 h 59. Golf Canada remercie tous les postulants mais ne contactera que les candidats qui seront invités en entrevue.

Golf Canada s’engage à assurer un environnement sécuritaire pour tous, en particulier pour les enfants. Les postulants feront tous l’objet d’un processus de sélection rigoureux, avec vérification des antécédents et procédure d’évaluation.

Golf Canada adhère aux principes d’équité en matière d’emploi et propose un milieu de travail sans discrimination ni harcèlement, inclusif et respectueux des différences au sein de son personnel, où chacun peut réaliser tout son potentiel.

Les valeurs fondamentales de Golf Canada sont « le plaisir, l’excellence, l’inclusion, le respect, l’imputabilité ». Ces valeurs de base, qui s’incarnent dans les offres d’emploi et lettres d’embauche annuelles de tous les employés, font partie intégrante des politiques de recrutement et d’embauche de Golf Canada, ainsi que du processus de révision annuelle.

Golf Canada a pris l’engagement de maintenir des pratiques d’emploi respectueuses des normes d’accessibilité énoncées dans la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en aviser les Ressources humaines au 905-849-9700.

Job Type: Contract

Job tags

Salary