Adjoint administratif/ Adjointe administrative - Immobilier
Location
Laval, QC | Canada
Job description
Description de l'entreprise
ALCOVI CAPITAL INC offre des services de gestion immobilière et de gestion d'actifs immobiliers de la plus haute qualité, et ce, dans un cadre de relation à long terme fondée sur la transparence, l'agilité et !'imputabilité. Nous sommes persuadés que la clé du succès d' Alcovi Capital repose sur notre aptitude unique à nous Al igner sur des objectifs d'affaires co mmuns et une Vi sion stratégique partagée avec notre clientèle. Ceci est l'essence même de la philosophie de notre entreprise et nous en avons même tiré son nom.
Fier gestionnaire d'Espace Montmorency, Alcovi est à la recherche d'un(e) administrateur(trice) de propriété dynamique aimant relever de nouveaux défis et capable de performer dans un environnement en pleine évolution afin de soutenir l'équipe de gestion immobilière en s'assurant que les principaux aspects administratifs et comptables de base soient gérés de manière professionnelle, proactive et efficace.
Espace Montmorency est un projet multifonctionnel de 1,3 million de pi ca imaginé pour offrir un éventail de services et une atmosphère digne d'un centre-ville. À travers une offre impressionnante de bureaux, de cafés, de restaurants, d'un hôtel, de logements locatifs et d'espaces verts accueillants, la communauté, les étudiants, les travailleurs, les retraités, les foodies, les professionnels et les visiteurs pourront profiter de ce nouvel espace vibrant!
Description du poste
Vous avez une grande passion pour l'immobilier ? Vous êtes une personne dynamique et organisé(e) ? La coordination opérationnelle et la comptabilité de base en immobilier n'a plus de secret pour vous ? Vous aimeriez participer activement à la croissance d'une entreprise en partageant vos connaissances dans le domaine ? Voici le poste pour vous !
Approbation des bons de commande et des demandes de travaux des locataires :
- Approuver ou obtenir l’approbation de la part du gestionnaire immobilier pour les bons de commande (BC) ou les demandes de travaux des locataires (DTL).
- Émettre les BC ou les DTL conformément aux instructions du gestionnaire immobilier.
- Recevoir les factures, vérifier l’exactitude de celles-ci, les relier aux BC ou DTL correspondants, coder les factures aux postes budgétaires appropriés.
- Obtenir, conformément à la cédule des autorisations, les approbations pour chaque facture et les traiter pour paiement.
- Intercepter les factures erronées et faire le suivi pour corrections auprès des fournisseurs et/ou entrepreneurs.
- Fournir sur demande des données aux comptables relatives aux frais des DTL pour fin de facturation aux locataires.
Comptes à recevoir :
- Gérer les comptes à recevoir des locataires, incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens.
- Effectuer le suivi auprès des locataires afin de collecter les paiements de loyer avant le 5e jour du mois.
- Appuyer le gestionnaire immobilier en lui fournissant de l’information, des relevés, etc., afin de poursuivre la démarche de recouvrement (escalade) lorsque requis.
- Préparer les avis de défaut de paiement des locataires.
- Préparer le rapport de comptes à recevoir des locataires mensuellement en expliquant avec des commentaires précis les soldes dus et démarches encourus.
Correspondance :
- Préparer et envoyer les lettres de bienvenue aux locataires, incluant toute la documentation administrative pertinente pour les nouveaux baux.
- Mettre à jour les listes des locataires avec leurs coordonnées d’urgence.
- Travailler avec le service de comptabilité pour préparer la correspondance liée au rapprochement de fin d’année et aux nouveaux barèmes de loyer.
- Assurer la liaison avec les locataires afin de répondre à toutes questions administratives et/ou comptables relatives au bail.
Gestion des dates critiques et des contrats de service :
- Mettre à jour et effectuer le suivi de la liste des dates critiques pour tous les baux tels que renouvellement des assurances, échéance du bail, options de renouvellement et périodes de location gratuite.
- S’assurer de l’exactitude de l’information reçue en collaboration avec les comptables aux immobilisations et les avocats.
- Effectuer le suivi des contrats de service (dates d’échéance, renouvellements, obtention de documentation pertinente…).
Rapports de gestion et tâches administratives :
- Supporter le gestionnaire immobilier dans la production des rapports mensuels et trimestriels.
- Supporter le gestionnaire immobilier dans la préparation du budget d’exploitation annuel.
- Effectuer une grande variété de tâches administratives, dont le traitement de textes, le classement, la photocopie, la télécopie, la prise de rendez-vous, la coordination et l’organisation des rencontres.
Qualifications
- Diplôme d’études collégiales ou certificat en administration des affaires.
- Au moins 3 ans d’expérience pertinente dans un emploi lié aux baux commerciaux, à la comptabilité et aux documents connexes.
- Expérience requise en gestion de comptes à recevoir et de comptes fournisseurs.
- Maîtrise d’Excel, de Word, d’Outlook et du système Yardi (un atout).
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, de même qu’une approche courtoise.
- Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur immobilier.
Informations complémentaires
Pourquoi envisager un poste chez Alcovi ? Nous apprécions nos employés ! Nous formons une équipe soudée et respectueuse. Nous gérons plus de 6 millions de pieds carrés d'actifs immobilier commercial et nous avons besoin de nouveaux joueurs pour joindre notre belle équipe !
Nous vous proposons une formule attrayante comprenant:
• Un salaire compétitif à la mesure de votre talent et de votre expérience
• Une admissibilité au programme REER avec cotisation de l'employeur.
• Un plan de vacances généreux.
• Un régime complet d'avantages sociaux.
• Diverses activités au sein de l'entreprise.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant seules les personnes retenues pour une entrevue seront convoquées
Le masculin n’est utilisé que pour alléger le texte.
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