Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration
Location
Québec, QC | Canada
Job description
Numéro d'offre 14038Période d'affichage
Du 26-02-2024 au 10-03-2024
Lieu de travail
Faculté des sciences de l'agriculture et de l'alimentation
Pavillon Paul-Comtois
Ville de Québec
Environnement de travail
Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.
Statut/Admissibilité
Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous
Détails du poste
Classe 7
Échelle de traitement: 57 947$ à 98 990$
Code du poste 70973
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Description de fonction
Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration
Exigences normales
Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.
Scolarité et expérience
Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d’expérience pertinente.
Description du poste
La Faculté des sciences de l’agriculture et de l’alimentation (FSAA) est la seule faculté francophone dans le domaine agroalimentaire en Amérique. Notre mission est de former des professionnelles, professionnels, des chercheuses et chercheurs hautement qualifiés. La FSAA est une entité de calibre mondial, axée sur le développement des connaissances et des compétences par l’enseignement et la recherche, dans la perspective de proposer des solutions innovantes, inclusives et durables aux besoins émergents du secteur des sciences et du génie bioalimentaire, de la nutrition et de la consommation pour répondre aux préoccupations sociétales et de santé.
Sous la supervision hiérarchique de la direction exécutive de la faculté et sous la supervision fonctionnelle des directions des deux départements pour lesquels il ou elle exercera des responsabilités, la personne choisie aura comme mandat de planifier et coordonner les activités quotidiennes du département des sciences des aliments et de l’école de nutrition. La personne représente les directions départementales dans leur fonction administrative pendant l’absence des directeurs/directrices et aide à la transition lors de leurs nominations. Selon les priorités définies par les directions des deux départements, la personne devra assumer les responsabilités suivantes :
- Appuyer, conseiller et collaborer avec les directeurs/directrices au niveau de la gestion administrative des départements et des dossiers liés à leurs développements;
- Effectuer la planification, la gestion et le suivi budgétaire des unités incluant les virements de dépenses salariales, les virements de budget, la production de rapports de projets de recherche, etc.;
- Connaître et appliquer les règles propres à chacun des budgets. Préparer et présenter les résultats financiers au besoin;
- Préparer la planification et les redditions des budgets de fonctionnement des unités (Classes 100, 200, etc.);
- Assister les chercheuses et chercheurs dans la gestion des budgets de recherche en conformité avec les règles des organismes subventionnaires et celles du Service des finances. Les soutenir dans le montage financier de nouvelles subventions, dans les processus d’appel d’offres, d’achats d’équipements, etc.;
- Collaborer à l’élaboration des dossiers d’agrément, d’actualisation et d’évaluation des programmes d’études soutenus par les départements;
- Collaborer avec l’équipe administrative de l’INAF lorsque nécessaire sur la gestion financière des projets de recherche;
- Coordonner et approuver, avec la délégation des directrices/directeurs et/ou professeures/professeurs des départements selon le cas, des actions financières usuelles (Demandes d’achat, Rapport de dépenses, virements budgétaires, etc.);
- Responsable du processus administratif lié au Fonds d’investissement étudiant (FIÉ);
- Mettre en place, faire respecter et diffuser les règles financières/RH de l’institution;
- Aider à la planification des effectifs nécessaires pour les cours offerts dans les départements avec la collaboration des directrices et directeurs;
- Valider et approuver les contrats de chargées ou chargés de cours, auxiliaires, etc.;
- Gérer les différentes opérations et règles liées à la convention collective des chargées et chargés de cours (communications, horaire SCCCUL, PSK, etc.);
- Encadrer et soutenir le personnel administratif dans les façons de faire en s’assurant d’appliquer les bonnes pratiques;
- Aider la direction dans la répartition et la gestion du travail pour le personnel du SEUL et de l’APAPUL (Charge de travail, gestion du temps, etc.);
- Collaborer aux efforts de santé et de sécurité au travail dans les laboratoires avec la DSMET, le SSP et la direction facultaire des infrastructures de recherche et des laboratoires de formation;
- Négocier des contrats avec des entités externes (baux, analyses labo, etc.) selon les normes institutionnelles et facultaires;
- Collaborer avec la direction facultaire pour les dossiers financiers, RH, d’infrastructures de recherche et des laboratoires de formation, de gestion d’espace, des dossiers SITEL, etc.;
- Connaître et diffuser les informations concernant les différents supports liés à la santé mentale pour les étudiantes, les étudiants et le personnel;
- S’assurer, avec la collaboration du personnel des laboratoires et de la direction des infrastructures de recherche et des laboratoires de formation, que les équipements sont maintenus en bon état de fonctionnement;
- Participer à la planification, l’organisation et la tenue des différents événements des départements (exemple : journées de recrutement, visites, journées de la recherche, etc.);
- Participer aux efforts pour la mise en place et la gestion de plateformes de recherche;
- Supporter administrativement les différents groupes étudiants dans les départements.
De plus, la personne aura à collaborer sur le futur projet immobilier de la Faculté.
Ce travail est principalement en présentiel mais offrira certaines occasions de télétravail.
Seront considérés comme des atouts :
- Connaissance des conventions collectives du STEP, SCCCUL, SEUL et APAPUL;
- Connaissance d’un des domaines couverts par les départements de sciences des aliments ou de l’école de nutrition;
- Connaissance de l’anglais.
- Connaissances des éléments suivants : Suite Office et outils de collaboration, Explo, SIRUL, PeopleSoft RH et Financier, PSK pour la gestion de la convention des chargées et chargés de cours.
Vos conditions d'emploi
Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.
- Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%
- Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
- 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
- Horaire d’été allégé
- Horaire flexible de 35h/semaine
- Programme de conciliation travail et vie personnelle
- Environnement de travail propice au développement professionnel
- Possibilité de financement pour entreprendre des études
- Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
Équité, diversité et inclusion
Valorisant l’équité, la diversité et l’excellence, l’Université Laval s’engage fermement à offrir à l’ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d’une culture inclusive. Pour l’Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.
L’Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique, les autochtones et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d’adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins, et ce, en toute confidentialité. Conformément aux exigences de l’immigration canadienne, la priorité sera accordée aux personnes qualifiées ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
Candidatures
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae récent.
Pour information complémentaire ou ou si vous souhaitez obtenir des mesures d’adaptation, communiquez avec Roxanne Drapeau au 418-656-2131 poste 404053 ou ***************@vrrh.ulaval.ca.
Postuler
Job tags
Salary
$57.95k - $98.99k per year
