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Location

Montréal, QC | Canada

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Job description

**English will follow**

Tu veux mettre tes habiletés de gestion des priorités à l’épreuve?

Les échéanciers et le « multitasking » n’ont plus de secrets pour toi?

Tu es reconnu.e pour ton efficacité et ta rigueur?

OMG est peut-être ton prochain terrain de jeu.

TON MANDAT

Tu travailleras en étroite collaboration avec la cheffe de la direction et chef de l’exploitation ainsi que d'autres dirigeants des agences d’OMG et veilleras à apporter ton soutien. Tu assureras la liaison entre l'équipe de direction et les clients internes et externes. Tu collaboreras également aux initiatives de l'entreprise, de projets spéciaux et travailleras à l’organisation administrative générale.

Bref, ta capacité à offrir un service client exceptionnel dans un environnement dynamique et rapide feront de toi la personne idéale pour ce rôle.

AU QUOTIDIEN, tu :

Organiseras :

• Géreras les horaires et les calendriers professionnels de la CEO, du COO et des autres cadres, y compris l'organisation de réunions, de conférences téléphoniques et la prise de rendez-vous ;
• Représenteras la direction auprès des clients internes et externes ;
• Créeras, maintiendras et soumettras les dépenses mensuelles et les feuilles de temps pour la CEO et le COO ;
• Créeras différents rapports selon les besoins (ex : rapports sur les feuilles de temps) ;
• Coordonneras et inscriras l'équipe de direction à divers séminaires et événements de l’industrie ;
• Répondras aux questions quotidiennes internes et externes qui ne requièrent pas l'attention directe de la CEO ;
• Coordonneras les déplacements et l'hébergement de la CEO et autres membres de la direction (hôtels et vols) ;
• Participeras aux réunions des membres de l’exécutif en prenant des notes et en assurant le suivi ;
• Maintiendras une liste de clients à jour et un système d'archivage électronique bien organisé, le tout, en collaboration avec l’équipe marketing.

Soutiendras :

• Participeras à l'organisation d'événements d'entreprise (réunions hors site, etc.) ;
• Contrôleras et planifieras les approbations et les échéances de certains projets ;
• Aideras à répondre aux appels d'offres et mettras à jour les informations sur les références de l'entreprise, le cas échéant ;
• Aideras à la recherche, à l'organisation et à la préparation de documents pour les rapports, les applications et les projets spéciaux ;
• Répondras aux demandes du réseau global sur certains projets, le cas échéant ;
• Superviseras et géreras les délais, les suivis et les résultats des projets assignés.

ON VEUT TE CONNAÎTRE si tu as :

• Un minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle similaire ;
• Un professionnalisme hors pair, de la maturité professionnelle et un bon jugement ;
• Un haut niveau de compétences organisationnelles, de la rigueur et une excellente attention aux détails ;
• Une orientation vers le service à la clientèle interne/externe ;
• De la proactivité et de l’initiative ;
• Une capacité à travailler sous pression et à respecter la confidentialité ;
• Une bonne connaissance de PowerPoint et d'Excel ;
• D'excellentes compétences interpersonnelles et de communication (écrites et orales) ;
• De bonnes compétences politiques ;
• Une excellente maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral).

LES PERKS OMG

Travailler dans une grande agence, ça veut dire pouvoir profiter de conditions de travail pas mal intéressantes. On te laisse en juger :

· De solides avantages sociaux qui te permettront de prendre soin de toi :

· Assurances payées à 100% par l’employeur (sauf invalidité longue durée) sont effectives dès le jour 1 , parce que ta santé n’a pas à attendre trois mois ;

• Des soins dentaires , parce qu’on le sait, le dentiste, ça coûte cher ;
• Des soins de santé et vision , pour que tu puisses accéder sans souci à des massothérapeutes, optométristes, psychologues et autres ;
• Une assurance voyage pour que tu puisses profiter de tes vacances au maximum ;
• Un compte gestion mieux-être qui va te faire économiser avec le remboursement de ton abonnement au gym ou ta carte Opus (selon le plan choisi) ;

· Un horaire de travail hyper flexible , dans un modèle hybride ;

· 5 longs weekends payés de 4 jours durant l'année, pour que tu puisses te reposer ;

· Bureaux fermés durant le temps des Fêtes, pour un congé rémunéré bien mérité ;

· Une vie sociale forte même en travail hybride. Tes collègues deviendront tes amis lors de nos 5@7, nos célébrations ou lors de nos cheers mensuels où l’on reconnait la contribution de chacun.

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You want to test your priority managing skills?

Deadlines and multitasking no longer hold secrets for you?

You are known for your efficiency and your rigor?

OMG might be your next playground.

YOUR MANDATE

You will work closely with and support the Chief Executive Officer, the Chief Operating Officer and other executives across OMG agencies. You will act as a liaison between the CEO, the COO, the executive team and both internal and external clients. You will also work to deliver corporate initiatives, special global projects and organize the administrative responsibilities of the CEO and COO.

Bottom line, your capacity to offer an exceptional client service in a dynamic and fast-paced environment will make you the ideal person for the role.

EVERY DAY you will:

Organize:

• Manage the CEO’s, the COO’s and other executives’ business schedules and calendars, including arranging meetings, conference calls and booking appointments.
• Act as a representative of the executives with both internal and external clients.
• Create, maintain and submit monthly expenses and time sheets for the CEO and COO.
• Create different reports according to the needs (ex: timesheets reports).
• Coordinate and register senior management team for various industry seminar, events (i.e. CMDC, NABS, Vendor initiatives).
• Respond to day-to-day internal and external issues that do not require the direct attention of the CEO.
• Coordinate travel and accommodation for the CEO and other executives.
• Maintain an updated client list and a well-organized filing system, in collaboration with the Marketing team.
• Participate in executive meetings by taking notes and making follow-ups.

Support projects:

• Participate in organizing corporate events (i.e., holiday parties, staff meetings, fundraising initiatives, Offsite meetings).
• Monitor and schedule approvals and project deadlines.
• Assist in responding to RFPs (request for proposal) and update company credentials information as required.
• Assist with research, organization, and preparation of materials for reports, applications, and special projects.
• Respond (when appropriate) to global requests within the timeframe required and/or take initiative to review draft responses with the CEO.
• On assigned projects, oversee, and manage timelines, follow-ups, and accountability for outcomes.

WE WANT TO KNOW YOU if you have:

• A minimum of 2 years' experience as an executive assistant.
• Exceptional professionalism, professional maturity, and sound judgment.
• A high level of organizational skills, rigor, and excellent attention to detail.
• An interest in internal/external costumer service.
• Proactivity and initiative.
• Ability to work under pressure and respect confidentiality.
• Good knowledge of PowerPoint and Excel.
• Excellent interpersonal and communication skills (written and oral).
• Good political skills.
• Excellent fluency in French and English (written and oral).

THE OMG PERKS:

Working in a major agency means being able to enjoy quite interesting working conditions. We'll let you be the judge:

• Solid social benefits that will allow you to take care of yourself:
• Insurances paid at 100% by the employer (except long-term disability) are effective from day 1, because your health does not have to wait three months.
• Dental care, because as we know, the dentist is expensive
• Health and vision care, so that you can access massage therapists, optometrists, psychologists and others without worrying!
• Travel insurance so that you can enjoy your vacation to the fullest
• A wellness management account that will help you save money with the reimbursement of your gym membership or your Opus card (depending on the plan you choose)
• A hyper flexible work schedule, in a hybrid model.
• 5 paid long weekends of 4 days during the year, so you can rest.
• Closed offices during the holidays, for a well-deserved paid break.
• A strong social life even in hybrid work. Your colleagues will become your friends during our 5@7, our celebrations or during our monthly cheers where we recognize the contribution of each one.
• Free tea, breakfast, coffee and sparkling water

Requirements:

• Work Permit

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Job tags

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Salary