Adjoint(e) administratif(ve) - soutien de projets
Location
Bedford, NS | Canada
Job description
Nous sommes Pomerleau. Et vous pourriez l'être aussi.
S’appuyant sur plus de 50 ans d’expérience, la société Pomerleau est reconnue comme un des chefs de file du secteur de la construction au Canada en ce qui a trait aux projets institutionnels, commerciaux, industriels et de génie civil.
En vous joignant à l’équipe de Pomerleau, vous ferez partie d’une grande famille en plein essor qui accorde beaucoup d’importance aux fortes relations interpersonnelles, au travail d’équipe et à la collaboration à tous les niveaux.
Notre équipe vise l’excellence chaque jour afin de mettre en avant les valeurs qui sont au cœur même de nos activités, soit l’authenticité, l’excellence, l’adaptabilité, l’innovation et l’amour.
À quoi ressemblera votre semaine de travail?
Sous la direction du chef de projets, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à l’équipe de gestion.
- Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction.
- Transférer le dossier de soumission dans l'arborescence;
- S'assurer de fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet aux différents départements concernés;
- Produire la lettre d’adjudication de contrat;
- Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel;
- Assurer le suivi de la sous-traitance aux divers intervenants jusqu’à sa signature;
- Documenter et tenir à jour le cheminement des dessins d’atelier;
- Produire les procès-verbaux des réunions de chantier et de coordination et les diffuser aux intervenants pertinents;
- Répertorier les procès-verbaux qui ne sont pas sous notre responsabilité;
- Effectuer les correspondances requises dans le respect des règles établies;
- Lorsque mobilisé sur un chantier, prendre part à la mobilisation et à la démobilisation physique du chantier en matière d’ameublement, de fournitures de bureau, de lignes téléphoniques ou Internet, de stationnements, etc.;
- Tenir à jour l’émission et la révision des plans et devis;
- S’assurer de la distribution de toute révision aux divers intervenants;
- Assurer le suivi et la transmission des directives aux divers intervenants;
- Préparer la présentation des divers changements: EC, BC, IC, BT;
- Préparer les SCO et les SCA: produire les contrats applicables liés aux régies et valider la nomenclature;
- Se coordonner avec l’équipe de facturation pour l’émission de la facture;
- S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs;
- Transmettre lesdits chèques selon les instructions reçues;
- Préparer et transmettre la documentation relative à l’acceptation provisoire et finale;
- Assurer la préparation des documents de fin de chantier;
- Archiver le projet dans un délai raisonnable, selon les instructions et règles établies, en y incluant les documents et informations fournis par le surintendant et l’agent de prévention.
Possédez-vous ces qualifications et habiletés?- Être titulaire d’un DES ou d’un DEC en secrétariat ou bureautique;
- Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire;
- Connaître le domaine de la construction est un atout;
- Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française;
- Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office;
- Être bilingue français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est un atout;
- Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions);
- Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers;
- Faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de rigueur et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe;
- Posséder un grand sens de l’organisation.
Pourquoi se joindre à l’équipe Pomerleau?
- Assurances collectives (incluant un compte de gestion santé !)
- Abonnement mensuel de transport en commun payé par l'employeur
- Abonnement à un centre de conditionnement physique remboursé à 50%
- Programme d'aide aux employés
- Formations continues offertes tout au long de l'année
- Environnement jeune et dynamique
- Excellentes possibilités de carrière
Chez Pomerleau nous misons sur des gens axés sur les résultats, passionnés et rigoureux qui participeront à des projets ambitieux et complexes. Vous avez le profil que nous recherchons? Postulez dès maintenant pour faire partie de notre équipe!
Le candidat retenu fera l’objet d’une vérification administrative de sécurité.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s. Nous prendrons en considération votre CV pour d'autres postes.
Pomerleau s'est engagé à favoriser une main-d'œuvre diversifiée et représentative de même qu'un milieu de travail inclusif où tous les employés sont traités de façon équitable.
L'usage du masculin dans le contenu de ce document a pour seul objectif d'alléger le texte.
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Salary
