Responsable soutien administratif

Location

Laval, QC | Canada

Job description

Venez faire une différence dans une ville moderne, en pleine expansion, qui a à cœur ses citoyens. Un milieu où votre créativité contribue à la réalisation de grands projets stimulants favorisant le mieux-être des Lavallois. En plus de vous offrir des possibilités de carrière, vous ferez partie d’une grande organisation publique à dimension humaine. Le Service de l’approvisionnement est à la recherche d’un(e) :

Responsable soutien administratif

Poste permanent

Les défis qui vous attendent :

Sous la supervision du directeur et du directeur-adjoint du service, vous assurez la gestion des activités opérationnelles et administratives quotidiennes de la direction. Vous contribuez de manière significative aux opérations courantes du service et assistez la direction en fournissant un accompagnement dans la gestion des dossiers et leur suivi. Vous agissez également à titre d’agent de liaison entre les différents intervenants internes et externes. De plus, vous assurez la gestion des correspondances courantes et confidentielles, prenez les mesures nécessaires quant à leur réception ou leur transmission, déterminez la priorité de traitement et assurez le suivi. Vous prenez en charge différentes tâches administratives et supportez les gestionnaires dans l’exécution de leurs fonctions. De plus, vous apportez votre soutien à la direction et aux gestionnaires quant à l’administration et la coordination de différentes activités telles que la gestion des mouvements de personnel, l’accueil et l’intégration des employés, la formation des employés du service, la gestion des ressources matérielles, le traitement de la paie et les dépenses encourues par les employés dans le cadre de leur travail, etc. Vous soutenez également les gestionnaires du service dans la préparation et le suivi du budget annuel et le contrôle des dépenses.

Et plus particulièrement :

• Gère le travail au quotidien des préposés (es), adjoints(es) de bureau approvisionnement et du personnel surnuméraire, s’il y a lieu ;
• Supervise les activités de son groupe, détermine l’organisation du travail, développe et met en place les mesures permettant d’optimiser le rendement, détermine les normes, méthodes et procédures de travail et s’assure de leur respect en contrôlant leur application ;
• Coordonne le travail des agents de bureau d’approvisionnement ainsi que les préposés du service et s’assure de la distribution de manière équitable des tâches de même que de la qualité du travail et de la productivité ;
• Responsable des relations avec la DG : LV, questions des élus, présentations au COGE, ordre du jour et huis clos CE et CM, etc. ;
• Responsable de tout le volet communications : requête citoyenne, GESD (DI), maître-poste, convocation à des réunions de service ou avec les autres services, etc. ;
• Responsable de tout le volet RH : la paie, les embauches (IRC), la formation, l’accueil et l’intégration, etc. ;
• Responsable de tout le volet Éthique et Vigie : Vérificatrice générale, Ombusman, BIEL, etc. ;
• Responsable de tout le volet finances : faire des DA, gérer la petite caisse, faire les DEL pour la direction, etc. ;
• Responsable de tout le volet informatique : cartes d’accès pour les employés, SERTI, demandes d’accès pour les systèmes ERP, etc. ; Gestion des salles ;
• Coordonne les relations fournisseurs et le portail fournisseur.

Le profil recherché :

• DEC professionnel en bureautique ou en administration ;
• Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience en support administratif d’un niveau sénior et en gestion de personnel ;
• Maîtrise du français écrit et oral et bonne connaissance de l’anglais tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et OneNote)
• Connaissance du processus d’approvisionnement municipal, un atout ;
• Discrétion et professionnalisme ;
• Rigueur et autonomie.

Voici ce que nous vous offrons :

• Un salaire pouvant aller jusqu’à 79 664,00 $ / année ;
• Un horaire de travail de 33,75 h / semaine ;
• Poste éligible à un mode de travail hybride ;
• Avantages sociaux complets incluant entre autres : assurances collectives, fonds de pension à prestations déterminées, vacances annuelles, congés personnels, congés fériés généreux, accès prioritaire à une garderie CPE ;
• Lieu de travail facilement accessible avec stationnement gratuit.

La Ville de Laval est continuellement à la recherche de professionnels compétents et dynamiques qui désirent se joindre à une organisation entreprenante. La Ville s’engage à vous offrir un milieu de travail stimulant !

Postulez en ligne, en vous rendant sur notre site internet :

La Ville de Laval applique un programme d’accès à l’égalité en emploi. Elle valorise la diversité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Pour ces dernières, ne pas hésiter à nous faire part d’arrangements spéciaux nécessaires, advenant que vous soyez invité à un processus de sélection.

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