Agent de soutien administratif

Location

Québec, QC | Canada

Job description

À titre d'agente ou d'agent de soutien administratif dans l'équipe de la Direction des affaires étudiantes et communautaires, vous assumerez la coordination d'un ensemble de travaux administratifs des secteurs comprenant notamment les services de l'animation, de l'intervention, de l'aide financière et de l'action communautaire, des services adaptés, des services alimentaires, du complexe sportif et des salles de spectacle. Par votre accueil chaleureux, vous proposerez une expérience humaine et authentique aux personnes qui viennent nous rencontrer. Vous offrirez également un support administratif essentiel aux différentes initiatives de notre direction. Vous évoluerez dans une équipe dédiée à la vie étudiante et communautaire.

De façon plus spécifique, votre rôle consistera à:

• Accueillir les personnes, donner les informations relevant de sa compétence et les orienter aux différents services et directions;
• Utiliser les outils technologiques mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser et proposer des solutions technologiques pour faciliter le travail collaboratif;
• Concevoir, composer et rédiger différents documents (ordres du jour, comptes rendus, plans de travail, bilans, rapports, lettres, courriels, tableaux, graphiques, formulaires,
  listes, organigrammes, appels de projets, modèles de documents, etc.), ainsi que la correspondance courante;
• Veiller à la qualité des documents produits en tout temps, en vérifiant l'orthographe, la syntaxe et l'application des règles grammaticales ainsi que la mise en page;
• Créer des présentations multimédias : diaporamas pour différentes occasions, soutien lors de conférences, etc.;
• Effectuer de la saisie de données dans divers logiciels ou applications, dont Excel;
• Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect (plan de travail de différentes instances, livrables attendus pour certains projets, redditions de compte, etc.);
• Tenir à jour l’agenda des gestionnaires des affaires étudiantes et communautaires et autres collaborateurs, et organiser les activités liées à leurs rencontres internes ou externes.
• Participer au système de classement du Cégep et être responsable de la gestion documentaire de la Direction des affaires étudiantes et communautaires;
• Participer à l’organisation de certaines activités liées à la vie étudiante et communautaire (accueil, collation des grades, congé de souper et autres);
• Compiler les factures et les dépenses et remplir les rapports de dépense et autres documents administratifs;
• Collaborer à la mise à jour du site Internet du Cégep et de l’Intranet;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

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Salary