Administrateur/Administratrice, Groupe Marché Commerciale
Location
Ottawa, ON | Canada
Job description
Date de publication: 23 févr. 2024, 09:07:30
Emplacement principal: Ontario-Ottawa
Type d'emploi: Permanent
Horaire: Temps plein
Société d’État à vocation financière, Exportation et développement Canada (EDC) aide les entreprises canadiennes à générer des retombées au Canada et à l’étranger. EDC leur offre les produits financiers et l’expertise dont elles ont besoin pour percer de nouveaux marchés en toute confiance, réduire le risque financier et croître.
En intégrant notre équipe, vous aiderez les entreprises canadiennes à se familiariser avec les possibilités illimitées qui s’ouvrent à elles grâce à l’exportation et à faire en sorte que leur vision, leur passion et leur sens de l’innovation rayonnent à l’international. Vos connaissances et votre expertise profiteront à plus de 25 000 entreprises canadiennes et leurs clients répartis sur pas moins de 200 marchés dans le monde. Vous travaillerez avec la crème de la crème, dans un environnement inclusif et collaboratif propice au perfectionnement professionnel et à la réussite. Chaque jour, vous aurez la certitude d’avoir un impact auprès des entreprises, du Canada et de vos collègues.
Êtes-vous prêt à passer à l’action? Joignez-vous à EDC, reconnue comme l’un des employeurs favorisant le plus la conciliation travail-famille, tandis que nous assumons les risques pour que les entreprises canadiennes puissent conquérir le monde.
Aperçu
L’Administrateur/Coordonnateur offre avant tout du soutien au bureau du vice-président. Le titulaire épaule le vice-président et ses subordonnés directs dans leur travail quotidien, gérer le calendrier, assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux, et veille à ce que l’information soit toujours organisée de manière pertinente et actuelle en SharePoint. Il s’appuie sur son expérience des activités pour faire des recommandations à l’équipe de direction et au vice-président, en plus d’assurer la liaison entre ce dernier et le bureau du premier vice-président, et ceux d’autres dirigeants. Enfin, il a aussi des responsabilités quant à la gestion du budget du groupe (rapprochements, tenue et prévisions).
Résumé de la discipline
Soutenir les activités opérationnelles générales en assumant diverses tâches administratives dans un contexte général ou pour différentes disciplines des Services administratifs
- Fournir un soutien administratif à la haute direction et aux autres employés ou groupes de l’organisation
- Utiliser les applications logicielles de l’organisation ( MS Teams, MS Office 365) pour préparer des communications écrites, des rapports, des présentations, des ordres du jour ou des procès-verbaux, ou pour saisir des données
- Recevoir, contrôler et diriger les appels entrants, les visiteurs et les courriels
- Coordonne le calendrier des réunions internes et tous les engagements externes pour le vice-président
- Organiser les déplacements professionnels et les rencontres et faire le suivi des dépenses (au besoin)
- Déterminer, améliorer et suivre des procédures et processus précis pour optimiser le déroulement des activités là où le soutien est fourni
Principales responsabilités
- Offrir du soutien administratif au vice-président et à l’équipe de direction, notamment la gestion de la correspondance, la coordination et la gestion de l’emploi du temps du vice-président, la gestion du déroulement des opérations, la transmission des renseignements, la préparation des documents, la logistique, le traitement des demandes et l’administration des budgets
- Fournir des services de stockage et de récupération de dossiers, de documents et de renseignements, notamment la classification, l’organisation et la saisie ou l’extraction de données électroniques
- Gérer le calendrier de voyage et les réservations du vice-président
- Assurer l’administration et le suivi des dépenses du vice-président
- Organiser et gérer les réunions de la direction et se charger des procès-verbaux (réunions hebdomadaires et mensuelles, séances de discussion ouvertes, etc.)
- Faire le suivi des présences pour le groupe dans PeopleSoft (ou l’équivalent)
- Gérer le site SharePoint du groupe et traiter les demandes du Fil conducteur au sujet du groupe
- Organiser les déplacements du groupe avec l’Équipe des installations.
- Résoudre des problèmes administratifs et apporter des améliorations aux normes, aux contrôles et aux processus
Critères de sélection
- Diplôme d’études secondaires
- Au moins trois (3) années d’expérience en administration ou en travail de bureau
- Connaissances de base de l’utilisation d’applications informatiques (Powerpoint,Word, Excel, Outlook et autres programmes connexes)
Atouts
- Maîtrise des deux langues officielles est un atount majeur
- Formation d’adjoint administratif ou d’adjoint de direction
#LI-Hybrid
Échelle salariale
- Les salaires se basent sur les qualifications et l’expérience, et se situent généralement dans une échelle allant de 44,370 $ à 59,160$ plus une rémunération au rendement.
Lieu de travail:
- Exportation et développement Canada offre un environnement de travail hybride.
- Ce poste pourrait exercer ses fonctions soit à Ottawa ou Toronto et Montréal pourrait être considérer aussi.
- Une aide à la réinstallation est disponible pour les candidats éligibles.
Engagement d'EDC envers l’équité en matière d’emploi
- EDC souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et s’engage à établir une main-d’œuvre diversifiée. EDC invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les membres d’un groupe de minorité visible et les membres de la communauté 2ELGBTQI+ à poser leur candidature. Nous prions les personnes sélectionnées de nous indiquer si des mesures d’adaptation seront nécessaires pour leur entrevue.
Comment postuler Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue de sélection. Date limite pour postuler au : 8 mars 2024, 22:59:00
EDC souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des groupes de minorités visibles à poser leur candidature. Si l'on vous convoque à une entrevue, veuillez nous indiquer si des mesures d'adaptation seront alors nécessaires
Les candidates et candidats doivent satisfaire aux exigences gouvernementales en matière de filtrage de sécurité au niveau requis.
Job tags
Salary
$44.37k - $59.16k per year
