Secrétaire de centre aux admissions

Location

Québec, QC | Canada

Job description

Pourcentage de la tâche: 80% de 35 heures , lundi à jeudi, jusqu'au retour du titulaire du poste, avec possibilité de prolongation

Superviseur immédiat: Direction de Centre

Nature du travail

Le Centre de Formation pour Adultes de Québec est à la recherche d'un(e) secrétaire aux admissions passionné(e) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que premier point de contact pour nos futurs étudiants, vous jouerez un rôle clé dans leur parcours éducatif en les guidant à travers le processus d'admission. En collaboration avec plusieurs ressources du milieu éducatif, vous coordonnerez les activités reliées aux admissions des futurs élèves.

Attributions caractéristiques

• Accueillir chaleureusement les visiteurs et oeuvrer comme première source de renseignements quant au processus d’admission pour les futurs élèves;  
• Informer les candidats et étudiants sur les différents programmes disponibles et les guider vers les services adaptés aux besoins;  
• Réviser et/ou créer les formulaires, les lettres et tout autre document (papier ou électronique) liés au processus d’admission;  
• Gèrer les dossiers des requérants de manière confidentielle, de la demande initiale jusqu’à l’inscription;  
• Recueillir, vérifiier et valider les documents requis pour l’ouverture des dossiers;  
• Coordonner la passation des entrevues d’admission, lorsque nécessaire;  
• Colliger les données de chaque futur élève au logiciel de gestion pédagogique et vérifier les dossiers-élève;  
• Coordonner les suivis (admission, refus, révision, etc.);  
• S’assurer d’intégrer les documents officiels au dossier de l’élève et vérifier les renseignements inscrits auprès du Ministère;  
• Assurer la mise à jour des informations transmises dans les communications du centre, en ce qui a trait aux admissions;  
• Comptabiliser différentes statistiques, selon les besoins, afin de produire et transmettre des des rapports aux intervenants concernés, à des fins d'amélioration continue;  
• Manipuler avec aisance divers logiciels informatiques, assurer la gestion des communications par email, téléphone et en personne et fournir une assistance occasionnelle au personnel sur les applications et systèmes informatiques spécifiques à l'admission et à la gestion des dossiers élève;  
• Travailler en collaboration avec diverses ressources du milieu éducatif, profesionnel, technique et administratif;  
• Accomplir toute autre tâche connexe.  

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Salary