Assistant(e) administratif(ve)

Location

Toronto, ON | Canada

Job description

Ce poste offre l’occasion de travailler au sein d’une organisation novatrice et dynamique présente à l’échelle mondiale, qui reconnaît la valeur de ses employés et les considère comme son principal atout. À titre de spécialiste du soutien administratif, vous serez appelé(e) à soutenir l’équipe du secteur Investissements au Canada en accomplissant des tâches administratives, en préparant des produits livrables aux clients et en produisant des rapports commerciaux. Vous apporterez votre soutien aux membres de l’équipe basés à Montréal, à Toronto, à Calgary ainsi qu’à Vancouver. Ce poste sera rattaché au bureau de Toronto, et la personne qui l’occupera pourra travailler du bureau ou de son domicile.

Joignez-vous à une équipe de collègues talentueux dans une entreprise qui accorde de l’importance au travail d’équipe, à l’intégrité et à l’excellence, et qui offre des possibilités d’apprentissage et de croissance professionnelle!

Notez que le parrainage ou l’assistance pour l’obtention de visas de non-immigrants ne sont pas offerts dans le cadre de cette offre d’emploi en particulier.

Le Poste

Responsabilités associées au poste : 

• Offrir du soutien dans le cadre de la mise en forme et de la production des rapports mensuels et trimestriels des résultats des clients ainsi que dans le cadre d’autres livrables à fournir aux clients. Effectuer des contrôles de la qualité, des corrections d’épreuves et de la révision des documents. Participer à la production de documents imprimés.
• Soutenir l’équipe pour la préparation et la révision des contrats, la facturation des clients, l’organisation des déplacements professionnels et le traitement des dépenses.
• Coordonner les réunions, notamment les aspects logistiques (réservation des salles de réunion, services de traiteur, notifications de sécurité et dispositions prises à l’égard des invités, aménagement des salles de conférence), rassembler les documents relatifs aux réunions et en assurer la coordination, et enregistrer ainsi que distribuer les procès-verbaux des réunions.
• Planifier et tenir à jour de manière proactive le calendrier des rendez-vous, des réunions et des déplacements professionnels.
• Coordonner les réunions d’équipe, les dîners et les activités sociales.Préparer des rapports commerciaux, financiers et d’autres rapports d’activité; rassembler, analyser et résumer les renseignements.
• Concevoir et maintenir à jour des systèmes de classement pertinents, notamment Sharepoint.
• Gérer les dépenses et produire des rapports.
• Assurer la gestion de projets spéciaux.

Compétences requises :

• Compétences solides en matière de communication orale et écrite, avec une approche proactive. 
• Être titulaire d’un baccalauréat ou posséder la scolarité ainsi que l’expérience pertinente équivalentes ET au moins trois années d’expérience de travail pertinente.
• Avoir à cœur la satisfaction de la clientèle – interne et externe.
• Être en mesure de travailler de façon autonome et proactive, tout en ayant la capacité de travailler en équipe.
• Avoir un excellent sens de l’organisation et avoir le souci du détail. 
• Être capable d’apprendre de nouveaux processus et de nouveaux systèmes, de résoudre des problèmes ou de chercher des solutions. 
• Fournir un travail de très grande qualité qui comporte le moins d’erreurs possible. 
• Être en mesure de gérer de nombreux projets livrables et de respecter les échéances dans un contexte de travail au rythme soutenu.
• Maîtriser la suite Office365 de Microsoft (en particulier Outlook, PowerPoint et Word). La connaissance de OneDrive, de SharePoint et de Dynamics constitue un atout.

Expérience privilégiée :

• Bilingue : en mesure de communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en anglais et en français.
• Expérience en entreprise, au sein du secteur des services financiers ou dans le secteur des services-conseils

Employeur souscrivant aux principes d’équité en matière d’emploi.

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Salary