Project Administrative Assistant - Hybrid

Location

Longueuil, QC | Canada

Job description

Bienvenue là où l’humain est au cœur de tout.

Bienvenue aux gens qui ont une vision d’avenir inspirante et qui sont à la recherche de défis stimulants. Chez nous, vous aurez d’innombrables occasions d’apprendre et de développer des compétences variées en travaillant sur des projets mobilisateurs.

Nous sommes une firme détenue à 100 % par ses employés et employées et valorisons la fibre collaborative et l’esprit entrepreneurial. Vous aurez la flexibilité de gérer votre travail à votre façon et de façonner votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Chez CIMA+, nous vous accueillons en vous disant « Bienvenue chez vous ! ».

Mission 

Nous sommes à la recherche d'un adjoint administratif ou une adjointe administrative de projet qui viendra appuyer les membres de l’équipe Gestion de projet. Cette opportunité consiste à assurer le soutien administratif auprès des chargés de projet et être impliqué étroitement dans plusieurs projets. Le candidat ou la candidate pourra être assigné-e au bureau de Longueuil, de Montréal ou de Québec – 4 jours en présentiel et 1 jour en télétravail (possible).

Principales responsabilités

• Effectuer les tâches administratives de l’ouverture à la fermeture des projets selon les processus prescrits par ISO (entrée de données, aide au chargé de projet à la planification de projet, etc.)
• Organiser des rencontres, coordonner des réunions et assurer le suivi des comptes rendus (revue linguistique, format, etc.)
• Préparer les bons de commande, suivi des achats et des sous-traitants, etc.
• Effectuer la correction et la mise en page de documents techniques et administratifs des projets (lettres, rapports, devis, spécification, note technique, directives de changement, ordre de changement, demandes de paiement progressives et finales et en assurer la transmission et le suivi, CV, fiches projets, etc.)
• Produire différents rapports de suivi et autres destinés au client et aux partenaires
• Assister le ou les chargé-es de projet dans la facturation et le suivi des factures
• Assurer le suivi des livrables et des équipements ainsi que les relances des activités reliées aux exigences du système qualité
• Fournir un soutien administratif varié pour le secteur

• DEP en secrétariat ou DEC en bureautique ou toute autre formation pertinente
• 3 à 5 années d’expérience dans un domaine pertinent
• Maîtrise du français oral et écrit avancée, l’anglais est un atout
• Excellente connaissance de Word et Excel (fonctions intermédiaires/avancées)
• Bonne connaissance d’Outlook, Adobe, PowerPoint
• Bonne connaissance des plateformes Sharepoint et Teams
• Connaissance des normes ISO (atout)
• Expérience dans le domaine du génie-conseil (atout)
• Bonne capacité à travailler en équipe
• Excellent sens de l’organisation, faire preuve d’autonomie, de polyvalence, d’entregent, de courtoisie et de rapidité d’exécution
• Ouvert aux changements et bonne capacité d’adaptation (nouveauté logicielle, innovation, processus évolutif, etc.)
• Faire preuve d’autonomie
• Capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution tout en conservant le souci du détail

Contacter  Ibrahima Amadou LY 

#LIHybrid 

L’éthique et l’intégrité sont des valeurs fondamentales chez CIMA+. C’est pourquoi nous nous engageons à assurer l’égalité d’accès​
aux ressources et aux opportunités pour les candidat-e-s, quelles que soient leurs identités (race, ethnicité, couleur, religion, sexe, âge, handicap, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut socio-économique ou vécu, etc.).​

Conformément aux principes d’équité en matière d’emploi, nous encourageons toutes les candidatures, y compris, mais sans s’y limiter, celles des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles. Nous encourageons également​
les candidat-e-s à remplir le formulaire de déclaration volontaire, lors de la demande d’emploi.​

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande. Votre partenaire d’affaires traitera votre demande. 

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Salary