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Location

Salaberry de Valleyfield, QC | Canada

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Job description

Description de l'entreprise

Chez Turner & Townsend, nous avons la passion de faire la différence. Cela signifie offrir de meilleurs résultats à nos clients, aider nos employés à réaliser leur potentiel et faire notre part pour créer une société prospère.

Notre équipe est dynamique, innovante et axée sur le client. Nos clients apprécient notre approche proactive, notre expertise approfondie, notre intégrité et la qualité de nos prestations. En conséquence, nos collaborateurs sont amenés à travailler sur certains des projets les plus passionnants au monde.

Nous sommes toujours à la recherche de contrôleurs de documents talentueux pour rejoindre notre équipe. Ce rôle est varié et stimulant, et impliquera de travailler avec les équipes de contrôle de documents internes et du client pour fournir une gouvernance de projet, un audit et un soutien administratif en accord avec les normes et les processus réglementaires.

At Turner & Townsend we’re passionate about making the difference. That means delivering better outcomes for our clients, helping our people to realize their potential, and doing our part to create a prosperous society.

Our team is dynamic, innovative and client-focused. Our clients value our proactive approach, depth of expertise, integrity and the quality we deliver. As a result our people get to work on some of the most exciting projects in the world.

We always seeking talented Document Controllers to join our teams. This role is varied and challenging and will involve working with internal and Client document control teams to provide project governance, auditing and administrative support in line with regulatory standards and processes.

Description du poste

Principales responsabilités

• Fournir un soutien à la mise en œuvre et au déploiement d'un système de gestion des documents à l'échelle de l'entreprise.
• Agir en tant que point de contact principal pour toutes les questions et demandes relatives au système.
• Organiser et entreprendre des sessions de formation régulières sur l'objectif et l'utilisation du système pour les nouveaux utilisateurs et des formations de mise à jour pour les utilisateurs existants.
• Effectuer des vérifications régulières des liens entre les fichiers et les documents dans le système et les corriger si nécessaire.
• Préparer et mettre à jour les dossiers de formation, les guides d'utilisation du système et les fiches de référence rapide.
• Entreprendre des audits hebdomadaires de conformité en ce qui concerne la dénomination des fichiers, les emplacements de stockage des fichiers, l'accès des utilisateurs.
• Créer de nouveaux sites de projet et assigner des utilisateurs.
• Fournir des rapports et des informations ad hoc sur l'utilisation du système, la conformité et aider à répondre aux demandes ad hoc relatives à l'activité des utilisateurs.

Key Responsibilities

• To provide support for the implementation and roll-out of a company wide document management system.
• Act as the main point of contact for all queries and requests relating to the system.
• Organise and undertake regular training sessions on the purpose and use of the system for new users and refresher training for existing users. 
• Undertake regular checks on file / document links across the system and fix as required. 
• Prepare and update training packs, system user guides and quick reference sheets.
• Undertake weekly compliance audits with regards to file naming, file storage locations, user access.
• Create new project sites and assign users.
• Provide ad-hoc reports and information on system usage, compliance and assist with ad-hoc requests relating to user activity.

Qualifications

• Expérience dans la mise en œuvre de systèmes intégrés de contrôle des documents.
• Solides compétences en informatique, maîtrise de la suite MS Office.
• Expérience de la gestion des systèmes.
• Aptitude à présenter des exposés à des groupes et à dispenser des formations sur différents supports.
• Capacité à travailler de manière flexible et adaptable.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à communiquer avec des personnes à tous les niveaux.
• Niveau professionnel en français et anglais pour intervenir sur des projets internationaux

Essential

• Experience in the implementation of integrated document control systems.
• Strong IT user skills, advanced in MS Office suite.
• Systems management experience.
• Skilled in presenting to groups and delivering training in a variety of mediums.
• Can work flexibly and adaptably.
• Excellent interpersonal skills, and the ability to communicate with people at all levels.
• Business Level in French and English to work on international projects

Informations supplémentaires

Les avantages que nous offrons comprennent :

• Salaire compétitif
• Sessions structurées d’apprentissage et de développement  tout au long de votre programme
• Soutien pour le développement de carrière  et l’obtention de

  qualifications

  professionnelles
• Accès à une gamme d’outils d’apprentissage en ligne
• Régime de retraite  et  plan de santé de l’entreprise
• Événements sociaux de l’entreprise

Turner & Townsend  est une entreprise de services professionnels indépendante de premier plan, spécialisée dans la gestion de programmes, la gestion de projets, la gestion des coûts et le conseil dans les secteurs de l’immobilier, de l’infrastructure et des ressources naturelles. Avec 118 bureaux dans 50 pays, nous nous appuyons sur notre vaste expérience mondiale et sectorielle pour gérer les risques tout en maximisant la valeur et la performance lors de la construction et de l’exploitation des actifs de nos clients. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et nous veillerons à ce que des aménagements soient disponibles pour les candidats handicapés sur demande.

Turner & Townsend n’accepte aucun CV spéculatif ou non sollicité envoyé à notre équipe de recrutement interne ou aux responsables de recrutement par des agences extérieures à notre liste de fournisseurs privilégiés. Tout CV spéculatif ou non sollicité sera traité comme une candidature directe.

The benefits we offer include: 

• Competitive salary 
• Structured learning and development sessions throughout your programme 
• Support for career development and becoming professionally qualified 
• Access to a range of online learning tools 
• Pension and Company healthcare plan 
• Company social events 

Turner & Townsend  is a leading independent professional services company specializing in program management, project management, cost management and consulting across the property, infrastructure and natural resources sectors. With 118 offices in 50 countries, we draw on our extensive global and industry experience to manage risk while maximizing value and performance during the construction and operation of our clients’ assets. We are an Equal opportunity employer who will ensure accommodations are available for applicants with disabilities upon request

Turner & Townsend does not accept any speculative or unsolicited CV’s that have been sent to our internal recruitment team or hiring managers from agencies outside of our preferred supplier list. Any speculative or unsolicited CV’s will be treated as a direct application.

#LI-DS1

 

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It is strictly against Turner & Townsend policy for candidates to pay any fee in relation to our recruitment process. No recruitment agency working with Turner & Townsend will ask candidates to pay a fee at any time. 

Any unsolicited resumes/CVs submitted through our website or to Turner & Townsend personal e-mail accounts, are considered property of Turner & Townsend and are not subject to payment of agency fees. In order to be an authorised Recruitment Agency/Search Firm for Turner & Townsend, there must be a formal written agreement in place and the agency must be invited, by the Recruitment Team, to submit candidates for review. 

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Salary