CBRE
Location
Montréal, QC | Canada
Job description
Aperçu du poste
CBRE Montréal est actuellement à la recherche d’une personne proactive et collaborative pour offrir un soutien administratif à notre bureau du centre-ville. La personne recherchée devra notamment gérer la console téléphonique, c'est-à-dire répondre aux appels, les filtrer et les faire suivre à la personne appropriée. Elle devra aussi accueillir nos clients et visiteurs ainsi qu’offrir un support administratif ponctuel et de nature variée aux membres de la direction, aux courtiers et au personnel de soutien. Ceci est un poste temps-plein et entièrement au bureau.
Responsabilités
Répondre aux appels et les transférer ensuite à la personne adéquate ou à sa boite vocale.
Récupérer le courrier, recevoir les facsimilés et les messagers et les faire suivre à leurs destinataires.
Garder l’ordre et la propreté à la réception, dans les salles de conférence et dans la cuisine, ce qui comprend le nettoyage des comptoirs et tables, appareils ménagers et la gestion des lave-vaisselles sur une base quotidienne.
Organiser la collecte et l’envoi de documents par courriel, par la poste ou par service de messagerie sur une base quotidienne.
Prendre en charge le système de réservation des salles de réunion. Assister pour la mise en place des systèmes audiovisuels et des appels conférence. Aider à l’organisation de réunions.
Suivre toutes les étapes nécessaires à des envois de masse, sur une base très fréquente (vérifier l’approbation de la campagne, mettre à jour les listes de distribution, réaliser le publipostage, imprimer et assembler les documents, affranchir les enveloppes, etc.)
Fournir les renseignements nécessaires en réponse aux demandes générales, en faisant preuve de discrétion et en préservant la confidentialité de certaines informations ainsi que l’image de marque de la société.
Accueillir et faire l’annonce de l’arrivée de clients, candidats et visiteurs. Créer des identifiants pour les autoriser à utiliser le réseau Wi-Fi de la société.
Procéder aux commandes de matériel et maintenir les réserves de fournitures, papier, cartouches d’encre; café, lait etc.
Coordonner les événements avec nos fournisseurs.
D’autres tâches pourraient s’ajouter
Nos exigences
Formation de niveau collégial complétée.
Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit (grammaire, orthographe, ponctuation, syntaxe, etc.)
Être en mesure d’écrire de la correspondance de routine en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes de clients, collègues et/ou superviseurs.
Connaissances intermédiaires de la suite Microsoft Office.
Capable d’être efficace, rapide et fiable dans un environnement de travail d’équipe;
Capable de travailler dans des délais serrés et à redéfinir les priorités pour répondre aux nouveaux projets / demandes;
Sait travailler avec un minimum de supervision.
Job tags
Salary
