Adjoint(e) de direction
Adjoint(e) de direction
Location
Montréal, QC | Canada
Job description
Description
L’adjoint(e) de direction gère toutes les tâches administratives pour le Centre Booth et le Directeur général.
KEY RESPONSIBILITIES:
PRINCIPALES ResponsAbilitÉs
Ressources humaines :
- Mettre à jour les descriptions de poste et faire des affichages à l’interne et/ou à l’externe;
- Assister les gestionnaires avec le processus de recrutement (entrevues téléphoniques, préparation de lettres et contrats d’offre d’emploi, vérification des antécédents, prises de références);
- Communiquer les informations sur les affichages et les nouvelles embauches au département RH du QGD;
- Enregistrer, conserver et faire le suivi des dossiers papiers et électroniques des employés;
- Tenir à jour et afficher la liste des employés sur appel selon la convention collective;
- Renseigner les employés sur les politiques d’emploi, la rémunération et les avantages sociaux;
- Veiller à la signature annuelle de politiques par les employés concernés du Centre Booth;
- Gérer les contrats d’assurance collective et les comptes REER des employés admissibles, veiller au respect des échéances pour l’adhésion au régime d’avantages sociaux et la sélection de nouveaux choix d’avantages;
- S’occuper de la rédaction des rapports (dépenses de formation, dossiers d'employés, etc.);
- Assister, au besoin, les gestionnaires dans leurs tâches en lien avec le système de données sur les ressources humaines et la rémunération (embauche/réembauche, gestion des feuilles de temps, etc.);
- Soutenir, au besoin, les gestionnaires dans les procédures établies en cas d’accidents du travail;
- S’occuper de certains programmes (stagiaires, Emplois été Canada, bénévoles, etc.);
- Organiser, au besoin, des séances de formations en collaboration avec les responsables;
- Rédiger et transmettre des communications/annonces aux employés du Centre Booth;
Administration :
- Assister le Directeur général à la préparation du rapport annuel et de l’Assemblée générale;
- Fournir une direction et un encadrement au personnel dans les domaines fonctionnels concernant les politiques et les processus internes du Centre Booth;
- Coordonner et participer aux réunions, préparer les procès-verbaux des réunions sur la santé et la sécurité au travail, les relations de travail et les ressources humaines;
- Participer aux comités exécutifs et s’occuper de rédiger les procès-verbaux;
- Aider à la préparation de l’audit, de l’accréditation et en assurer le suivi ainsi que les mises à jour;
- Créer, mettre à jour et diffuser les communications (pamphlets, invitations etc.);
- Saisir et vérifier des données dans les formats requis, ou des bases de données ;
- S’occuper de produire les statistiques mensuelles;
- Faire périodiquement l’archivage des dossiers administratifs;
- Participer au comité social et à celui des fêtes de Noël;
- Répondre aux demandes des membres de la communauté à travers le site web du Centre Booth;
- Exécuter d’autres tâches administratives connexes.
QUALIFICATIONS AND EDUCATION REQUIREMENTS:
EXIGENCES:
- Baccalauréat ou DEC en Administration ou dans une discipline connexe
- 2 à 3 années d’expérience pertinente à la fonction
- Expérience dans des programmes de services sociaux sera un atout
- Bilinguisme (français et anglais) est requis pour l’oral et l’écrit
PREFERRED SKILLS/CAPABILITIES:
COMPÉTENCES:
- Excellentes aptitudes communicationnelles et interpersonnelles;
- Capacité de respecter la confidentialité;
- Rigueur et organisation;
- Minutie et soucis du détail;
- Souplesse et polyvalence;
- Gestion efficace du temps;
- Connaissances de la suite MS Office et aisance avec les systèmes informatisés.
Nous remercions toutes les personnes qui postuleront pour cet emploi, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront invitées à une entrevue.
Les candidats internes sont priés de signaler leur intention à leur chef de service avant de présenter leur candidature.
Job tags
Salary
