Customer Support Specialist - Bilingual

Location

Stouffville, ON | Canada

Job description

This is an excellent opportunity to join a fast growing, well established medical device industry leader as a BILINGUAL (English & French)Customer Support Specialist in our Contracts department. This position serves as support for contracts, manages the identification, coordination, submission and tracking of RFP's and Tenders for North America, works with external contracting entities and internal divisions to effectively and efficiently respond to contracting opportunities, collaborates internally with division stakeholders, and coordinates necessary internal resources to respond timely.

Il s’agit d’une excellente occasion de vous joindre à un leader de l’industrie des appareils médicaux bien établi et à croissance rapide, en tant que coordinateur bilingue du soutien à la clientèle au sein de notre service des contrats. Le titulaire de ce poste apporte son soutien au service des contrats, gère la reconnaissance, la coordination, la soumission et le suivi des demandes de proposition et des appels d’offres pour l’Amérique du Nord, collabore avec les entités contractantes externes et les divisions internes afin de répondre de manière efficace et efficiente aux occasions contractuelles, collabore en interne avec les parties prenantes de la division et coordonne les ressources internes nécessaires pour répondre en temps voulu.

• Maintain Global Agreement Repository with executed contracts.
• Manage process of drafting, documenting and implementing certain pricing incentives (i.e. rebates with Divisions).
• Manage process of coordinating with Divisions for initiating and directing of payment of certain pricing initiatives.
• Review quality, accuracy, and completeness of information prior to submission, while maintaining documentation in Quest and SharePoint.
• Monitor opportunities in process and ensure deadlines will be achieved and respond to any requests from RFP or tendering entity.
• Maintain libraries of standard responses for past submissions.
• Record and archive all submissions (awarded and un-awarded).
• Assist in reviewing certain terms and conditions with customers and ensuring standard terms and conditions are in place with customers.
• Assist in communication with Divisions, as to a process for initiating, drafting and implementing both pricing incentives and purchasing agreements.
• Foster and maintain a workplace culture respectful and supportive of individual differences.
• Ability to maintain consistency and quickly and efficiently gather resources.
• Must work and interact effectively and professionally with and for others throughout various levels of the global organization.
• Must strictly adhere to safety requirements.
• Maintain regular and punctual attendance.
• Must maintain company quality and quantity standards.
• Must have effective communication skills and ability to work in a collaborative and independent work situations and environments with minimal supervision.
• Ability to remain calm and receptive in fast paced situations.
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• Tenir à jour le référentiel des accords mondiaux avec les contrats exécutés.
• Gérer le processus de rédaction, de documentation et de mise en œuvre de certaines incitations tarifaires (c’est-à-dire des remises avec les divisions).
• Gérer le processus de coordination avec les divisions pour initier et diriger le paiement de certaines initiatives de tarification.
• Contrôler la qualité, l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements avant leur soumission, tout en conservant la documentation dans Quest et SharePoint.
• Contrôler les occasions en cours de traitement, s’assurer que les délais seront respectés et répondre à toute demande d’appel d’offres ou d’entité adjudicatrice.
• Maintenir des bibliothèques de réponses standard pour les soumissions antérieures.
• Enregistrer et archiver toutes les soumissions (attribuées ou non).
• Contribuer à l’examen de certaines conditions générales avec les clients et veiller à la mise en place de conditions générales standard avec les clients.
• Contribuer à la communication avec les divisions en matière de processus d’initiation, de rédaction et de mise en œuvre des incitations tarifaires et des accords d’achat.
• Favoriser et maintenir une culture d’entreprise respectueuse et solidaire des différences individuelles.
• Capacité à maintenir la cohérence et à rassembler rapidement et efficacement les ressources.
• Doit collaborer et interagir efficacement et avec professionnalisme avec ses collègues à tous les niveaux de l’organisation mondiale.
• Doit respecter strictement les exigences en matière de sécurité.
• Doit faire preuve d’une présence régulière et ponctuelle.
• Doit respecter les normes de qualité et de quantité de l’entreprise.
• Doit posséder des compétences de communication efficaces et pouvoir travailler dans des situations et des environnements collaboratifs et autonomes avec un minimum de supervision.
• Capacité à rester calme et réceptif dans des situations où le rythme est rapide.

• Bachelor's degree or experience of such kind and amount to provide a comparable background
• Prior contract experience is required
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint and Outlook)
• Problem solving and strong reasoning skills required
• Baccalauréat ou expérience d’une nature et d’un volume tels qu’ils permettent de disposer d’une formation comparable.
• Expérience préalable en matière de contrats et de Cook est requise.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Resolution de problemes et solides capacites de raisonnement.

Fluent in English and French with excellent written and verbal skills

Physical Requirements:

• Works under general office environmental conditions
• Sitting for extended periods, utilizes close visual acuity for working with computers, etc.
• Le travail s’accomplit dans un milieu général de bureaux.
• Travail en position assise pendant de longues périodes.
• Doit faire preuve d’une grande acuité visuelle pour travailler avec les ordinateurs et les équipements.

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Salary