Operations, MFDA

Location

Mississauga, ON | Canada

Job description

Investment Planning Counsel (IPC) is one of the fastest growing independent wealth management companies in Canada. We are a diverse group of people all driven towards one goal: helping advisors build a better business through a remarkable client experience.

The primary function of this department is to provide exceptional support services to all Advisors, assisting them and their offices in trust reconciliation and settlements related matters.

Advisor Services Associate is required to complete and process all responsibilities adhering to MFDA regulatory requirements and CSOX guidelines. The team educates Advisors and Head Office in effective use of available systems for placing of trades, payments, and settlements. The Advisor Support Associate liaises with other internal departments to work towards the delivery of improved service and elimination of redundancies between departments.

WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!

At Investment Planning Counsel we’ve designed every aspect of the Advisor Support Associate role with you in mind.

What is the role of the Advisor Services Associate?

N$M & A$M Settlements, Wire/EFT Payments & Reconciliation

• Balance all contracted trades for which payment is to be made via N$M & A$M (including LOI Invoices and Cheque Requests)
• Balance and send all N$M & A$M payments to FundSERV with a $0.00 variance within specified deadlines, no exceptions
• Reconciliation of Trust Accounts in Univeris
• Support MFDA Operations – Nominee Team with A$M processing of Nominee Transfers
• Process EFT Payee Services for trades placed on Univeris daily
• Processing and reconciliation of weekly Nominee taxes

Cheque Requests, NSFs, Letters of Indemnity & EFTs

• Review and save DDR’s received from IPC MFDA branches.
• Contact advisors or assistants for clarification or missing information where necessary.
• Support MFDA Operations teams with EFT & Wire Requests for GIC’s, and Cheque Requests.
• Contact advisors regarding NSF cheques and complete NSF retrieval process within specified deadlines
• Process correction requests from Advisors within specified SLA’s (LOI’s)
• Handle notifications from Fund Companies regarding NIGO (not in good order) trades (Financial and Non-Financial) via Fax, MessageSERV and email.

Additional tasks

• Receive, authorize and complete all incoming requests for signature guarantee appointments
• Review and handle all incoming MFDA Operations Mail including Client Held Transfers, Advisor Notifications.
• Respond and provide required Audit information within set timelines.
• Review and update procedure manuals as required
• Participate in semi annual and ad hoc Univeris testing

What are the preferred qualifications for an Advisor Services Associate?

• Possess a minimum of 2 years' experience within a corporate environment, financial Industry experience is an asset.
• College or University Financial Business studies preferred
• Completion of CSC/IFIC is an asset
• Knowledge of relevant MFDA back-office software solutions is an asset
• Financial industry experience is a definite asset as the incumbent will be communicating with IPC internal and external parties.
• Must be able to communicate clearly and concisely the goals and objectives of the organization to all stakeholders. Must be able to effectively communicate to various audiences and all levels of staff. Ability to quickly review/edit staff’s work and make corrections/amendments if necessary.
• Strong time management skills with an ability to manage multiple tasks simultaneously
• Must be proficient at using the Microsoft Office suite of products, mainly MS Word and Excel

What is # lifeatIPC?

• Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
• Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
• Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
• Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
• Awesome Leadership teams that know your name

If someone you know sounds like a great fit for this role, send them this job posting and encourage them to apply!

If you continue in the selection process, please notify us of any particular accommodation you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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Investment Planning Counsel (IPC) est l’une des entreprises indépendantes de gestion de patrimoine qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. Nous sommes des gens provenant de divers horizons, mais qui travaillent tous à un même objectif : aider des conseillers et des conseillères à bâtir leur entreprise grâce à une expérience client exceptionnelle.

La principale fonction des Services aux conseillers consiste à offrir des services de soutien exceptionnels aux conseillers(ères) et à les aider ainsi que leurs bureaux à conclure des règlements et à effectuer le rapprochement des comptes de fiducie.

Le responsable, Services aux conseillers doit exercer toutes les responsabilités reliées au respect des exigences réglementaires de l’ACFM et des lignes directrices de CSOX. L’équipe des Services aux conseillers enseigne aux conseillers(ères) et au siège social la bonne façon d’utiliser les systèmes disponibles pour effectuer des opérations, des paiements et des règlements. Le responsable, Services aux conseillers agit comme intermédiaire avec les autres services internes afin d’améliorer le service et d’éliminer les chevauchements entre les services.

NOTRE ÉQUIPE DE GAGNANTS VOUS ATTEND!

À Investment Planning Counsel, chaque aspect de ce poste a été pensé en fonction de vous.

Fonctions du (de la) responsable, Services aux conseillers

Règlements N$M et A$M, paiements par transfert/TEF et rapprochements

• Faire la balance de toutes les opérations acceptées pour lesquelles le paiement doit être effectué au moyen des applications N$M ou A$M (y compris les factures des lettres d’indemnisation et les demandes de chèques).
• Faire la balance de tous les paiements N$M et A$M et les faire parvenir à FundSERV avec un écart de 0,00 $ dans les délais prévus, sans exception.
• Faire le rapprochement des comptes de fiducie dans Univeris.
• Offrir son soutien à l’équipe des comptes d’intermédiaire des Opérations ACFM pour le traitement dans A$M des transferts dans les comptes d’intermédiaire.
• Traiter les services aux bénéficiaires des TEF pour les opérations effectuées dans Universis quotidiennement.
• Traiter les documents fiscaux des comptes d’intermédiaire chaque semaine et faire le rapprochement.

Demandes de chèques, chèques sans provision, lettres d’indemnisation et TEF

• Examiner et sauvegarder les bordereaux de dépôt reçus des succursales ACFM d’IPC.
• Communiquer avec les conseillers(ères) ou les adjoint(e)s pour obtenir des précisions ou de l’information manquante, au besoin.
• Aider les équipes des Opérations ACFM à traiter les demandes de TEF et de transfert pour les CPG et les demandes de chèques.
• Communiquer avec les conseillers(ères) au sujet des chèques sans provision et exécuter le processus de récupération des chèques sans provision à l’intérieur des délais prévus.
• Traiter les demandes de correction des conseillers(ères), conformément aux ententes de niveau de service (lettres d’indemnisation).
• Traiter les avis des sociétés de fonds concernant les opérations (financières et non financières) non conformes transmis par télécopieur, par MessageSERV et par courriel.

Tâches additionnelles

• Recevoir, autoriser et exécuter toutes les demandes entrantes de rendez-vous d’authentification de signature.
• Examiner et traiter tout le courrier entrant des Opérations ACFM, y compris les transferts des comptes détenus au nom du client et les avis aux conseillers(ères).
• Fournir les renseignements sur l’audit exigés dans les délais prévus.
• Examiner et mettre à jour les manuels de procédures, conformément aux exigences.
• Participer aux tests semestriels et ponctuels du système Univeris.

Aptitudes requises pour le poste

• Minimum de deux ans d’expérience dans une grande entreprise, de préférence au sein du secteur financier
• Diplôme d’études collégiales ou universitaires, de préférence en administration ou en finance
• La réussite du CCVM ou du cours de l’IFIC est souhaitable
• Connaissance des logiciels d’arrière-guichet pertinents de l’ACFM, un atout
• Une expérience au sein du secteur financier est certainement un atout, puisque le titulaire sera appelé à communiquer avec les partenaires internes et externes d’IPC
• Capacité à communiquer clairement et de façon concise les objectifs de l’organisation à toutes les parties prenantes
• Capacité à communiquer efficacement avec divers publics et du personnel de tous les niveaux
• Capacité à réviser et à modifier rapidement le travail des collègues et à apporter des corrections/modifications, s’il y a lieu
• Habiletés marquées pour la gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
• Très bonne connaissance des applications de la suite Microsoft Office, principalement Word et Excel

Ce qui vous attend à IPC (# lifeatIPC)

• Un soutien de premier ordre en matière de formation pour vous aider à réussir dans le rôle qui vous sera confié
• Des belles occasions de contribuer au bien-être de votre collectivité grâce à IPC Cares
• De formidables atouts : des avantages sociaux répondant à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, des rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire de travail estival et de la convivialité
• De fabuleux programmes pour souligner votre réussite
• Des équipes de direction accessibles, qui prendront le temps de bien vous connaître

Si vous connaissez une personne à qui ce rôle conviendrait, faites-lui parvenir cet avis de poste à pourvoir et encouragez-la à postuler!

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous fournirez demeureront absolument confidentiels .

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