Office Manager & Receptionist
Location
Dorval, QC | Canada
Job description
Nous recherchons un gestionnaire de bureau/administrateur très organisé et soucieux du détail pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal sera responsable de la gestion de tous les aspects du bureau, y compris la facturation, la comptabilité, les achats et d'autres tâches administratives. La capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à prioriser et à communiquer efficacement est essentielle dans ce rôle. Ils doivent également posséder un caractère amical afin de pouvoir interagir efficacement avec les visiteurs du bureau et les clients.
Responsabilités
- Coordonner et organiser les activités de bureau
- Superviser le stock de fournitures de bureau
- Expédition et réception
- Accueillir les visiteurs au bureau
- Coordonner le courrier entrant et sortant du bureau
- Préparer et envoyer des factures aux clients, en assurant le suivi des paiements en attente si nécessaire
- Maintenir des registres financiers précis grâce à la comptabilité, la réconciliation des relevés bancaires et la gestion des comptes clients
- Assister à l'achat et à la gestion des stocks, en veillant à ce que le bureau soit bien approvisionné en fournitures
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et les diriger vers la personne ou le département approprié
- Fournir un soutien administratif général aux membres de l'équipe, y compris la planification de rendez-vous, l'organisation de fichiers et la saisie de données
- Soutenir le processus d'appel d'offres
- Soutenir le processus de paie Préparation de la documentation Réception
- Tâches administratives diverses
Qualifications
- Français natif ou C2 est un must
- Expérience du travail administratif et de bureau
- Maîtrise de la suite Microsoft Office Solides compétences en communication
- Forte capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Démarche amicale et positive Un minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle de gestion de bureau ou administratif Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel et Word Compétences organisationnelles solides avec la capacité de prioriser et de gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellentes compétences en communication, écrite et verbale, avec une orientation service client Expérience de la comptabilité et des principes comptables de base
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe, en faisant preuve d'initiative et de compétences en résolution de problèmes
- Grande attention aux détails et précision dans toutes les tâches
- Familiarité avec l'équipement de bureau, comme les imprimantes, les scanners et les systèmes téléphoniques
Version Anglaise
We are seeking a highly organized and detail-oriented Office Manager/Administrator to join our team. The ideal candidate will be responsible for managing all aspects of the office, including invoicing, bookkeeping, purchasing, and other administrative tasks. The ability to multi-task, prioritize, and communicate effectively is essential in this role. They should also possess a friendly demeanor so they can effectively interact with office visitors and customers.
Responsibilities
- Coordinate and organize office activities
- Oversee stock of office supplies
- Shipping and Receiving
- Greet visitors at office
- Coordinate inbound and outbound office mail
- Prepare and send invoices to clients, following up on outstanding payments as necessary
- Maintain accurate financial records through bookkeeping, reconciling bank statements, and managing accounts receivable
- Assist with purchasing and inventory management, ensuring the office is well-stocked with supplies
- Answer incoming phone calls and direct them to the appropriate person or department
- Provide general administrative support to team members, including scheduling appointments, organizing files, and data entry
- Support with tender process
- Support with the payroll process
- Prepare documentation
- Reception
- Miscellaneous administrative tasks
Qualifications
- Native or C2 French is a must
- Experience with administrative and clerical work Proficiency in Microsoft Office suite
- Strong communication skills
- Strong ability to multitask
- Friendly and upbeat demeanor
- A minimum of 3 years of experience in an office management or administrative role
- Proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Excel and Word
- Strong organizational skills with the ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously
- Excellent communication skills, both written and verbal, with a customer service orientation
- Experience with bookkeeping and basic accounting principles
- Ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and problem-solving skills
- High attention to detail and accuracy in all tasks
- Familiarity with office equipment, such as printers, scanners, and phone systems
Requirements:
Job tags
Salary
