Agent(e) de bureau approvisionnement

Location

Laval, QC | Canada

Job description

Le Service de l'approvisionnement est responsable de la gestion des contrats d'achats auprès des entreprises de biens ou de services et des magasins municipaux, de la récupération et de la fourrière municipale. Sa mission est d'assurer aux différents services municipaux la fourniture de biens et services de qualité aux meilleurs coûts pour le contribuable, et ce, conformément aux accords commerciaux en vigueur, au règlement sur la gestion contractuelle et au Code de conduite des fournisseurs de la Ville de Laval.

Joignez-vous à l’équipe d’approvisionnement dans le rôle de :

Agent(e) de bureau approvisionnement

Mandat temporaire avec possibilité de permanence

Les défis qui vous attendent :

Vous effectuez diverses tâches administratives ayant trait aux appels d’offres, aux soumissions, aux bons de commandes, aux demandes d’achats et aux réquisitions. De façon plus spécifique, vous offrez un support administratif aux gestionnaires du Service notamment quant à préparation et la rédaction de divers documents, la réception et la transmission d’information et de dossiers, le suivi d’échéanciers et l’intégration de données et d’information dans les divers systèmes utilisés par le Service.

Et plus particulièrement :

• Selon les procédures établies, vous effectuez différentes étapes administratives reliées aux dossiers de soumissions et d’appel d’offres afin d’assurer le bon déroulement des processus, telles que la préparation et l’envoi des lettres d’échéanciers aux Services requérants, la rédaction, selon les standards établis des formulaires de communication au Comité exécutif, la saisie de données dans les différents systèmes informatiques (GESD, ERP, SharePoint, Kronos, Outlook, GAO, etc.), les lettres aux fournisseurs et aux Services requérants, la préparation des copies des documents de soumission, le suivi des dates d’ouverture des soumissions avec le Service du greffe;
• Vous gérez les boîtes de courriels du Service et les agendas de tous les gestionnaires en plus de leur offrir un support administratif ;
• Vous préparez, révisez et/ou corrigez divers documents tels que, des lettres, des notes de service, des formulaires de communication au Comité exécutif, des rapports, des présentations, des listes, des statistiques, etc., et s’assure que le contenu respecte les politiques établies;
• Selon les standards, méthodes et procédures établies, vous effectuez la saisie du contrat au système et s’assure de l’appariement des commandes à la charte des produits disponibles en magasin nécessaire à la mise en place des contrats en vigueur;
• Vous tenez à jour le système de classement et les registres, complète les formulaires de suivi progressif des dossiers de soumissions et de contrats et effectuez l’archivage des dossiers conformément au calendrier de conservation ;
• Vous effectuez la réservation des salles de conférences, assure la préparation matérielle des réunions (ordre du jour, documentation requise, compte-rendu, etc.) ;
• Vous effectuez toutes autres tâches administratives reliées aux activités du Service.

Le profil recherché :

Formation :

• Attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique, en administration ou toute autre formation jugée pertinente.

Expérience :

• Posséder deux (2) années d’expérience pertinente à la fonction telle que décrite au sommaire apparaissant ci-haut ;
• Posséder des connaissances de base en approvisionnement ;
• Posséder des connaissances des logiciels SEAO et Oracle, un atout ;
• Maitriser la suite Office (Word et Excel);
• Posséder une bonne connaissance de la langue française orale et écrite ;
• Être en mesure de se déplacer dans les divers édifices municipaux.

Compétences :

• Avoir le sens de l’organisation et la capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément ;
• Faire preuve de rigueur, de minutie et de jugement ;
• Être orienté client ;
• Faire preuve d’une bonne résistance au stress ;
• Avoir une facilité d’apprentissage, notamment au niveau des systèmes informatiques.

Voici ce que nous offrons :

• Un horaire de travail de 4 jours semaine, pour 33 heures par semaine, permettant de concilier travail et vie personnelle
• Poste éligible à un travail en mode hybride ;
• Un salaire annuel de 45 991,13 à 70 755,58 $
• Mandat de 6 mois avec possibilité de permanence.

Le processus :

Le processus de sélection comprend différentes étapes telles que :

• Un test de la connaissance de la langue française en ligne.
• Un examen technique portant sur les connaissances de la gestion opérationnelle et administrative.
• Une entrevue de sélection ;
• Des vérifications pré-emploi incluant une enquête d’habilitation sécuritaire.

La Ville de Laval est continuellement à la recherche de professionnels compétents et dynamiques qui désirent se joindre à une organisation entreprenante. La Ville s’engage à vous offrir un milieu de travail stimulant !

Postulez en ligne, au plus tard le 4 avril 2023

La Ville de Laval applique un programme d’accès à l’égalité en emploi. Elle valorise la diversité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Pour ces dernières, ne pas hésiter à nous faire part d’arrangements spéciaux nécessaires, advenant que vous soyez invité à un processus de sélection.

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