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Location

Lachine, QC | Canada

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Job description

DESCRIPTION

L'adjointe ou l’adjoint administratif appuiera le directeur général et l'équipe des opérations du centre de distribution. La personne retenue sera hautement organisée, extrêmement axée sur les détails, motivée, capable de traiter des renseignements confidentiels et démontrera la capacité de s’adapter à des charges de travail et à des priorités changeantes. L'adjointe ou l’adjoint administratif doit bien communiquer et gérer simultanément plusieurs affectations et personnes. Parmi les autres responsabilités, mentionnons :

- Remplir les rapports de dépenses, tenir les horaires à jour, planifier les événements et coordonner les réunions ou les événements pour le personnel de notre centre de distribution

- Faire des photocopies, utiliser le télécopieur, dactylographier les notes de réunion, s’occuper des détails relatifs aux voyages

- Créer des présentations comportant des éléments graphiques

- Jouer un rôle actif dans la mise en œuvre et la coordination des activités d'engagement communautaire et d'autres projets liés au site.

Compétences de base :

- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)

- Plus de 2 ans d'expérience en soutien administratif dans un domaine connexe

- Capacité de créer des graphiques en utilisant les produits Microsoft Office

- Capacité de travailler un horaire flexible (du lundi au vendredi) et des heures supplémentaires au besoin

Compétences souhaitées :

- Baccalauréat d'une université accréditée

- Intégrité et discrétion

- Solides compétences analytiques et souci du détail

- Excellentes compétences en communication écrite et verbale

- Capacité d'apprendre rapidement la structure organisationnelle et les objectifs de l'équipe

- Passion et enthousiasme face à la vision d’Amazon

- Philosophie axée sur l'équipe

- Capacité de prioriser et de traiter plusieurs affectations en tout temps, tout en respectant les échéances
- Capacité de communiquer efficacement avec divers groupes constitutifs, comme la haute direction, les pairs et les contacts externes

En raison de la nature du rôle qui nécessite une interaction avec d'autres entités d'Amazon dans le monde, avec des employés et des parties prenantes d'Amazon dans d'autres provinces du Canada, ou avec des associés et de tiers anglophones au Québec, le bilinguisme français et anglais est requis pour ce poste.

Amazon est un employeur qui souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi : minorité/femmes/handicap/vétéran/identité de genre/orientation sexuelle

The Administrative Assistant will support the General Manager and fulfillment center Operations team. The successful candidate will be highly organized, extremely detail oriented, self-motivated, able to handle confidential information, as well as a demonstrated ability to respond effectively to changing workloads and priorities. Must have the ability to communicate well and to manage multiple assignments and people simultaneously. Other responsibilities will include:


Responsibilities include:
- Manage and complete expense reports for General Manager, Senior Leader(s) if applicable, and yourself as needed.

- Play an active role in implementing and coordinating community engagement activities and other site related projects
- Maintaining schedules, planning events, coordinating meetings, and conferences for the Fulfillment Center Staff
- Own and manage conference room coordination and room calendar management
- Conduct clerical duties, including filing, full office management, responding to emails, preparing documents and presentations using graphics, graphs, and internal information and platforms
- Typing meeting notes, creating conference agendas and minor content curriculum creation
- Scheduling cost effective travel arrangements which include: airfare/hotel/ground transportation for General Manager, and Senior Leader(s) as needed
- Assist with internal communications for associates and leadership among multiple platforms, interfaces, and programs
- Work with outside vendors to coordinate upkeep, and maintenance of the Fulfillment Center
- Run work-related errands as needed
- Think and plan ahead, delegate responsibilities appropriately and manage time effectively
- Compile team goals, track and help drive completion of key deliverables and follow up on outstanding items.
- Management of complex calendars and scheduling with diplomacy and discretion
- Coordinate closely with Workforce Management, Recruiting, Maintenance, Human Resources, and other teams within the FC
- Serve as representative on department team-building activities and peer recognition

Due to the nature of the role that requires interaction with other Amazon entities globally, with Amazon employees and stakeholders in other provinces in Canada, or with English-speaking associates and third parties in Quebec, bilingualism French and English is required for this position.

We are open to hiring candidates to work out of one of the following locations:

Lachine, QC, CAN

BASIC QUALIFICATIONS

Compétences de base : - Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)
- Plus de 2 ans d'expérience en soutien administratif dans un domaine connexe
- Capacité de créer des graphiques en utilisant les produits Microsoft Office
- Capacité de travailler un horaire flexible (du lundi au vendredi) et des heures supplémentaires au besoin

• Proficiency with the Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)
• 2+ years administrative support experience at an executive level
• Ability to create graphs in MS Office products
• Ability to work a flexible schedule (Monday-Friday) and overtime as needed
• English and French Speaking

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Job tags

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Salary