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Adjoint.e de département

GBI Experts-Conseils inc.

Location

Brossard, QC | Canada

Job description

Les défis qui vous attendent

Préparer les divers documents techniques avec les logiciels Word, Excel, Power Point;

Effectuer la rédaction, la correction, la mise en page et l'assemblage de divers documents d’ingénierie ;

Mettre à jour divers documents (fiches projet, CV, etc.)

Gestion des courriels et livrables (logiciels Outlook, Teams, Wrike, etc.)

Mettre à jour le tableau des livrables, assister le Directeur du département lors de la réunion de coordination bi-mensuelle de l’équipe, etc.;

Enregistrer, classer et acheminer différents documents aux départements responsables (résolutions, factures, etc.);

Suivi de chantier (transmission dessins d’atelier aux divers intervenants, certificat de paiement, liste de travaux à compléter, directives de chantier et avis de changement, incluant mise à jour des tableaux de suivi, suivi pour signature, etc.);

Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement et documenter les nouvelles procédures;

Analyser les soumissions, rédiger et acheminer la recommandation;

Demande d’ouverture de numéros de projets/offres de services, mise à jour tableau et suivi (logiciel CRM, etc.);

Suivi et vérification FDT, factures, etc.;

Épauler les chargés de projet au quotidien et les assister au besoin;

Suivi des formations/présentations;

Ouverture des dossiers qualité pour nouveaux projets;

Mettre à jour la liste des projets de chacune des disciplines;

Rencontre d’accueil des nouveaux employés pour son équipe, fournir l’information générale de base, coordonner la rédaction de leur CV en format gbi, etc.

Responsabilités.

Vos atouts

Posséder un DEC en secrétariat ou un Baccalauréat en administration/communication;

Posséder un minimum de 3 années d’expérience dans un poste similaire;

Posséder d’excellentes connaissances des applications de la Suite Office tel que Word, Excel et Power Point;

Expérience avec les logiciels d’agenda électronique (Outlook) et de l’internet;

Expérience avec Teams ;

Excellente maîtrise de la française tant à l’oral qu’à l’écrit;

Expérience en génie-conseil (atout);

Avoir déjà travaillé avec un CRM (atout).

Compétences.

Avantages.

Résumé de l’offre d’emploi