Location
São José dos Campos, SP | Brazil
Job description
A Spassu Tecnologia está com oportunidade para Analista de Documentação!
Descrição:
Atuar no gerenciamento, apoio e execução de atividades do núcleo de arquivo técnico ou núcleo de gestão documental.
Principais Responsabilidades:
- Realizar assessoria, acompanhamento, e apresentação de dados estatísticos sobre o andamento da emissão dos documentos de projeto;
- Coordenar atividades internas do Núcleo de Arquivo técnico ou gestão documental;
- Planejar e acompanhar as atividades e demandas recebidas pelo cliente;
- Apresentar dados estatísticos de volumetria tratada, atendimento e demais processos e entregas relacionadas;
- Prover treinamento para os novos colaboradores e integrantes da equipe do posto de serviço nas Normas PB e sistemas em uso, nas práticas de documentação, instruções de trabalho e procedimentos de gestão documental a serem atendidos;
- Levantar e mapear o fluxo de documentos, identificando origens e destinos deles, em conjunto com a fiscalização de campo e coordenadores de projetos;
- Planejar e implementar o cronograma de gestão de documentos, conforme plano de documentação e quantitativo de documentos a serem fornecidos pelo cliente;
- Planejar e implementar controle de qualidade da documentação recebida, em conformidade com as orientações e planos de qualidade do cliente;
- Analisar os documentos quanto a formatação, codificação, visando fazer a verificação de qualidade dos documentos emitidos para o projeto;
- Criar, revisar e complementar o Plano de Gestão Documental da Implementação de Projeto ou Núcleo de Documentação Técnica de Áreas de Negócio;
- Participar de reuniões de abertura de contrato com a projetista – Kick-off Meeting – KOM de Projeto;
- Atender solicitações gerenciais com informações sobre a documentação de projeto;
- Realizar apresentações com dados estatísticos e informações sobre o andamento das atividades de emissão de documentos técnicos do projeto;
- Elaboração de procedimento para orientação à Contratada;
- Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
- Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
- Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
- Elaborar relatório mensal com as atividades realizadas e, em caso de projetos de passivos documentais, com os avanços e marcos;
- Organização do acervo físico em unidades diversas do cliente;
- Orientar as contratadas para atendimento às necessidades do cliente;
- Conhecer e entender, na prática, os processos contemplados nos serviços de documentação técnica e administrativa, observando as cláusulas do contrato;
- Emitir relatórios de documentos cadastrados no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em que a equipe está alocada para acompanhamento da gerência cliente;
- Emitir relatórios de acompanhamento de fluxo de comentários de documentos para análise da Gerência cliente;
- Participar de reuniões com a empresa projetista contratada e com o cliente;
- Realizar diagnóstico documental e apresentar proposta para organização do acervo;
- Organizar a documentação em formato eletrônico, criando taxonomia para os arquivos em local de armazenamento informado pelo cliente, conforme regras e padrões corporativos do cliente;
- Atuar na Gestão e arquivamento de atas de reunião, cartas e e-mails de comunicação com as empresas contratadas, garantindo o controle de numeração, controle de emissão/recebimento e arquivamento.
Os CVs permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.
♿ Se você é PCD, essa vaga também é para você.
Requisitos
Escolaridade Mínima:
- Graduação completa em Biblioteconomia ou Arquivologia.
Experiência Mínima:
- Desejável 6 anos de experiência em g estão de documentação de engenharia e/ou projetos de gestão documental.
Conhecimentos Mínimos:
- Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft completo;
- Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
- Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
- Experiência em Documentação Técnica de Engenharia;
- Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.300;;
- Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.301;
- Conhecimento da norma ABNT NBR ISO 30.302 ;
- Conhecimento da norma ISO 15.489-1;
- Conhecimento das técnicas de organização e gestão documental;
- Conhecimento das técnicas de gestão de projetos;
- Conhecimento de técnicas de apresentação.
Benefícios
Plano de Saúde
Plano Odontológico
Vale Alimentação ou Refeição
Vale Transporte
Seguro de Vida
Gympass
e...
Um mundo de oportunidades!!!
Job tags
Salary
R$ 6.344,57
