Supervisor Administrativo - Magé

Location

Magé, RJ | Brazil

Job description

Supervisor Administrativo – Magé

Descrição:
Supervisionar e controlar serviços administrativos como recepção, distribuição de

correspondências e documentos (internos e externos), suporte gráfico (xérox,

encadernações, etc.), correio, limpeza, portaria, telefonia, copa, agregados-auxiliares

(terceirizados, menor-aprendiz, etc.), caixa-pequeno, ornamentações, etc., como também,

agregando trabalhos de diferentes áreas (Financeiro, RH, Suprimentos, etc.) em postos

avançados visando atender ou manter as necessidades da empresa.

Outros requisitos:
Orientar e controlar os trabalhos de recepção, separação, ordenamento, distribuição de

documentos e correspondências, organizando e controlando rotinas, instruindo sobre as

tarefas, prioridades, atitudes, visando assegurar o fluxo normal desses serviços;

Supervisionar e coordenar serviços de limpeza, conservação e manutenção predial,

propondo e/ou controlando a execução dos trabalhos ligados à manutenção e

conservação predial, inclusive em unidades afastadas (galpões, almoxarifados, bases

operacionais, etc.), buscando profissionais ou empresas habilitadas, fazendo cotações,

fechando preços e condições, acompanhando e conferindo os serviços, pagamentos e

cobranças, visando atender às necessidades requeridas;

Coordenar os serviços administrativos solicitados pelas áreas como, correio, taxi,

cartórios, compras emergenciais, cartões de visita, malotes, observando e orientando

sobre prioridades, custos e controles convenientes, visando manter a ordem e o

atendimento requerido de forma racional;

Manter controles diversos dos serviços e cobranças (consumos, orçamentos, despesas,

documentos, etc.), organizando e atualizando planilhas, elaborando mapas, gráficos,

alimentando sistemas e procedendo conforme instruções recebidas, para fins de controles

administrativos e financeiros;

Interagir com os usuários, informando-lhes sobre o andamento dos pedidos, fornecendolhes alternativas, equacionando eventuais conflitos e dando o tratamento adequado,

visando prestar o melhor atendimento possível;

Atender a fornecedores e prestadores de serviços, informando-lhes sobre os critérios

adotados pela empresa, prestando ou obtendo informações de interesse da área;

Zelar pela ordem e conservação das instalações, móveis, equipamentos de escritório,

recomendando arranjos, ornamentações, reparos ou medidas apropriadas, orientando os

usuários quanto a melhor disposição e utilização, para garantir visual e arrumação

adequados;

Posto de trabalho: unidades avançadas

Supervisionar, orientar e revisar processos de emissão de faturas dos acordos firmados,

fazendo observar os impostos incidentes, segundo a legislação aplicável, eventuais

despesas agregadas, comprovantes, descontos, devoluções, etc, entre outras variáveis,

visando ao correto procedimento comercial e legal;

Manter em follow-up as previsões de recebimentos, valendo-se de sistema próprio, para

nortear as provisões de pagamentos e garantir os recursos programados;

Supervisionar e/ou preparar processos de pagamentos, orientando o pessoal no

cumprimento das rotinas, observando grau de urgência, vencimentos, prazos e volumes

das contas a pagar e alçadas de aprovações, dando soluções aos problemas

apresentados, de forma a garantir a efetivação dos pagamentos programados;

Organizar e/ou orientar a elaboração das consolidações em planilhas eletrônicas,

aportando os compromissos a pagar, ordenando-os segundo as entradas de recursos,

grau de urgência e prioridades, para possibilitar provisões financeiras de suporte aos

pagamentos;

Zelar pela ordenação, conferência e controle de processos de pagamentos, monitorando

as etapas de execução e os lançamentos no sistema, segundo as normas internas,

atentando para operações de recebimentos, provisões, comprovantes fiscais e as

aprovações competentes, visando garantir o andamento normal dos compromissos

agendados;

Supervisionar e orientar as rotinas de Recursos Humanos e de Administração de Pessoal,

sobretudo conferências de movimentações de pessoal, para contribuir para o correto

processamento da folha de pagamento e para o cumprimento das exigências legaltrabalhistas;

Supervisionar e/ou participar dos processos admissionais e demissionais, procedendo à

busca de candidatos, análise das pretensões, convocações, conferência e emissão de

documentos, encaminhamentos, homologações, procedimentos de exames médicos e de

integração à empresa, visando assegurar a eficácia das contratações, dentro dos padrões

visados;

Examinar as solicitações de compras ou serviços, certificando-se das especificações,

grau de urgência e as aprovações competentes, para estabelecer prioridades e/ou

orientar processos de compras ou de serviços;

Orientar e/ou conduzir processos de cotações, buscando opções ou similaridades e as

melhores condições de prazos, fretes, suportes, etc., fazendo negociações e fechamentos

de compras e atentando para documentações e custos financeiros, objetivando consolidar

processos de compras ou de serviços;

Manter contatos constantes com área financeira e os usuários, no sentido de intercambiar

assuntos de interesses sobre aquisições, entregas, pagamentos, controles, etc.;

Atividades comuns a quaisquer postos de trabalho

Manter contatos com clientes, utilizando meios de comunicação recomendáveis, para

intercambiar informes sobre pagamentos não efetuados e/ou para fazer previsões das

contas a receber;

Manter contatos com órgãos públicos (Receita Federal, Prefeitura, etc), para solicitar

documentos, solucionar pendências ou intercambiar assuntos de interesse;

Manter o superior informado sobre os assuntos da área, fornecendo alternativas de

soluções às pendências e/ou para a melhoria dos processos, de modo a contribuir para o

aperfeiçoamento dos serviços;

Participar da formulação e/ou atualização de normas, procedimentos e processos de

controle, orientando colaboradores, inclusive das unidades de negócios ou filiais, visando

contribuir para a normatização dos assuntos da área;

Elaborar relatórios de serviços ou correspondências rotineiras, para prestar, obter ou

solicitar informações e serviços de interesse;

Manter a equipe motivada, orientando-a nos aspectos comportamentais, sobretudo nos

momentos de pressão e condições adversas, etc., esclarecendo-a sobre as diretrizes

institucionais e eventuais problemas ligados à administração de pessoal, visando

assegurar harmonia e produtividade no trabalho;

Cumprir políticas, procedimentos e padrões estabelecidos pelo sistema de gestão

específico, utilizando equipamentos preventivos, observando normas e procedimentos

regulamentares, reportando desvios e propondo correções de atos inseguros, de modo a

contribuir para a implementação e manutenção dos preceitos normativos, legais e atos

que regem o SGI1;

Participar dos eventos internos / campanhas / treinamentos ligados ao SGI;

Executar outras tarefas de mesma natureza e complexidade, a critério de seu superior.

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